Öffnen Sie die Seite mit dem mitgeteilten Link und melden Sie sich mit
Benutzername und Passwort an (diese erhalten Sie mit separater E-Mail).
Nachdem Sie sich eingeloggt haben, erscheint folgende Maske.
Die Übersicht im Menü Dashboard ist insbesondere nach dem Versand interessant, da alle Aktivitäten rund um den versandten Newsletter anzeigt werden.
Über den Menüpunkt "Listen" können Sie die Empfängerlisten für den Versand wählen, ändern oder entfernen. Unter "Kampagnen" wird der Newsletter erstellt und versandt. Statistiken finden Sie im Submenü der Kampagne.
Im Menüpunkt "Listen" sehen Sie alle vorhandene Empfängerlisten. Mit "Subscriber" wird die Anzahl der Empfänger angezeigt. Um eine neue Verteilerliste zu erstellen, klicken Sie im Menü oben auf "+ Neu erstellen“.
In einem ersten Schritt geben Sie im oberen Bereich die Basisdaten ein. Der mittlere Bereich ist nun wichtig. Sie können entscheiden, ob Sie eine bei An- und/oder Abmeldungen eine Notification erhalten. Weiter können Sie bestimmen, ob ein Benutzer, der sich abmeldet, auch aus anderen Listen abgemeldet wird. Der Printscreen zeigt diesen mittleren Bereich:
Im unteren Bereich geben Sie die notwendigen Firmendaten ein.
Zuunterst rechts nicht vergessen auf "Änderungen speichern" klicken.
Kehren
Sie anschliessend zum Menüpunkt Listen/Listen zurück und klicken Sie
bei der neuen Liste auf den Namen der Liste oder ganz rechts auf das
"i"-Icon. Dadurch gelangen Sie in die Verwaltung der Liste.
Die
wichtigsten Funktionen:
Eine Kampagne wird immer von einer aktiven "Versandadresse" aus
versendet. Das, was bei der Kampagne als Absenderadresse angegeben wird,
ist eine reine Formsache (so wie man irgendeinen Absender auf ein
postalisch versandtes Couvert schreiben kann). Relevant ist die
Versandadresse, in der Applikation als Versandserver bezeichnet.
Deshalb
wählen Sie vor der Erstellung einer Kampagne die Absenderadresse aus.
Im Menüpunkt "Server" klicken Sie auf das Untermenü "Versandserver".
Falls Sie mehrere Versandadressen hinterlegen darf nur jene aktiv sein,
welche für den Versand gewünscht ist. Aktivieren und Deaktivieren geht
einfach über einen Klick auf das entsprechende Icon.
Nun ist alles bereit für die Erstellung eines Versands - in der Applikation Kampagne genannt. Vor dem Anlegen der ersten Kampagne empfehlen wir zu überlegen, ob die künftigen Mailings in Gruppen eingeteilt werden sollen. Wenn ja, beginnen Sie mit der Gruppenerfassung über das Submenü "Gruppen" bei "Kampagne".
Um eine Kampagne zu erstellen, wählen Sie im Menüpunkt "Kampagne“
oben rechts den Befehl
"+ Neue erstellen“ und folgen anschliessend den
drei Schritten. Zentral im Bildschirm erkennen Sie bei den Tabs bei
welchem Schritt Sie sich befinden. Die Kampagne kann zu jedem Zeitpunkt
gespeichert werden, so dass die weitere Bearbeitung zu einem späteren
Zeitpunkt erfolgen kann.
Im ersten Schritt wird die Empfängerliste ausgewählt. Nun kommt die interessante Segment-Funktion zum Tragen. Innerhalb der Liste kann der Versand auf eine bestimmte Zielgruppe reduziert werden. Beispiel: Einladung aller Kunden PLZ-Kreis XXXX.
Im zweiten Schritt werden der Betreff, das Tracking der Empfänger und der Pre-Header erfasst. Nutzen Sie den Pre-Header, um vor allem den Empfängern mit mobilen Geräten einen attraktiven Text sichtbar zu machen.
Dateien: über den Befehl "Show more options" fügt man den Anhang (Attachement) hinzu:
Wichtig: Im Dokumentnamen der Anhänge dürfen keine Sonderzeichen verwendet werden. Verzichten Sie auf Leerschläge, Punkte, Umlaute (ä, ö, ü), Akzentzeichen (à, é, è etc.) und Bindestriche. Verwenden Sie am besten nur Buchstaben, Zahlen und Underlines (_).
Hinweis: In der Test E-Mail (Test-Template) wird der Anhang nicht mit gesandt. Seien Sie unbesorgt: Im richtigen Versand wird der Anhang ausgeliefert.
Im dritten Schritt werden nun das Design und der Content erfasst.
Für das Design bieten sich vier Varianten:
Über den Editor können Bilder und Links (A) eingefügt werden. Hinweis für die Bilder: Outlook zeigt dem Empfänger die Bilder in Originalgrösse an und nicht in der Grösse, die über diesen Editor definiert wurde. Laden Sie deshalb die Bilder in jener Grösse auf den Server, in welcher sie auch sein sollen. Die Anpassung einer Bildgrösse ist selbst mit kostenlosen Grafikprogrammen (Paint usw.) einfach möglich. (Dieser Vorgang ist nur notwendig wenn unter den Empfänger Outlook-Benutzer sind.)
Hinweis betr. Ankerlinks: Wir verweisen auf einen wertvoller Beitrag für die richtige Codierung von Ankerlinks in HTML-Templates.
Die "Tags" (B) dienen der Personalisierung des Mailings. Die in der Verteilerliste verfügbaren Datenbankfelder können eingefügt werden, indem man den Tag kopiert und am gewünschten Ort im Inhalt einfügt. Nachdem man unten rechts auf "Speichern" geklickt hat, wird oben im Menü der Befehl "Test Template" (C) angezeigt.
Senden Sie eine Nachricht an eine gewünschte E-Mail-Adresse zur
Schlusskontrolle. Hinweis: Wenn der Empfänger der Testmail nicht in der
Verteilerliste ist, enthalten personalisierte Felder keine Daten. An
dieser Stelle bleibt der Text leer. Erscheint oben ein roter Balken
wurde in der Regel der obligatorische Abbestellungslink vergessen. Er
ist über den Tag [UNSUBSCRIBE_URL] einzufügen.
Nachdem man "Save and next" geklickt hat erscheint bereits die letzte Maske. Hier geht es lediglich um:
Nach dem Versand der Kampagne ist im Menüpunkt "Kampagnen/Statistik“ der Fortschritt ersichtlich. Ausgewertet werden die Öffnung der E-Mail, das Klicken auf Links in den Newsletter, Austragungen sowie nicht zugestellte E-Mails (Bounces = gelöschte Adressen).
Klickt man auf eine dieser Zahlen, werden die Details zu dieser Kennzahl ersichtlich. Beispielsweise, wer auf einen Link geklickt hat.
Nutzen Sie die Berichte um permanent den Versand zu optimieren!
Öffnung- und Klickrate Wie viel Prozent der E-Mails werden geöffnet? Die Zahlen sprechen eine für Führungskräfte oft sehr enttäuschende Sprache. Die Erwartungen liegen bei "mindestens 50 %". Die Realität sieht gemäss der Statistik so aus:
Die Schwankungen im Monatsverlauf sind sehr gering mit einem kleinen Einbruch im September (B2B + B2C).
Stellt sich die Frage, ob der Versandtag etwas ändert. Ja, dem ist so. Basierend auf die Öffnungsrate würde man den Sonntag als Versandtag bevorzugen. Für am Sonntag versendete Mailings ist jedoch die Klickquote am niedrigsten. Betrachten wir das Beispiel der B2B Zahlen. Unterscheidung "Klickrate" zu "Klickrate effektiv".
Bei Triggermails handelt es sich um automatisch zugestellte Nachrichten als Folge einer Aktion des Empfängers. Die Zahlen zeigen, dass die Klickrate deutlich besser ist. Der Grund liegt auf der Hand: der Inhalt der E-Mail ist relevant(er). Unsere Schlussfolgerung: Eine erfolgreiche Newsletter lebt von relevantem Content.
Nach wie vor sind die so genannten A/B-Tests die wirksamste Methode. Man versendet je hälftig die Newsletter an seine Empfänger und variiert dabei mit Betreffzeile, Zeitpunkt usw. Wichtig dabei: verändern Sie zu Beginn nur einen Parameter! Ansonsten zieht man bei der Analyse der Mailings vielleicht falsche Schlussfolgerungen.
Die Statistik basiert auf der Studie von Inxmail.de. Die komplette E-Mail Marketing Studie kann unter https://www.inxmail.de/wissen/studien-und-whitepaper heruntergeladen werden.
Tipp 1: den Nutzen der Standardkennzahlen hinterfragen.
Oft werden die von den Tools angebotenen Standardwerte – aus Gründen der Einfachheit – als KPIs definiert. Das wären die Öffnungs-, Bounce-, Abbestellungs- und Klickquote.
Das greift unserer Meinung nach besonders im B2B zu wenig tief. Welche Aussagekraft hat für Sie eine Öffnungsquote von 45 %? Ist dies gut oder schlecht? Welches Verbesserungspotential können Sie daraus für das kommende Jahr erkennen?
Tipp 2: die Abbestellungsquote (Unsubscribe) überwachen.
Von diesen vier genannten Standardwerten ist die Abbestellungsquote
die wichtige Kennzahl. Bei einem Versand an einen bestehenden
Kundenstamm im B2B ist ein Wert über 2 % bereits kritisch. Tritt dies
ein, lautet unsere Empfehlung: Mit jenen Personen direkt sprechen, die
sich abgemeldet haben und den Grund erfahren. Denn es gilt diesen
wertvollen Empfängerkreis möglichst gross zu erhalten.
Tipp 3: die Klickquote richtig interpretieren.
Angenommen Sie sind Reiseveranstalter und bieten in einem Mailing Reisen für a) nach Sardinien und b) in die Malediven an. Was wird die Klickquote beeinflussen? Oft geht vergessen, dass hier verschiedene Parameter entscheidend sind. Ist im Text ein Preis angegeben? Welche Bilder wurden gewählt? Wie ist der Titel formuliert? Für eine sinnvolle Interpretation der Klickquote ist mit A/B Testing zu arbeiten, wobei sich nur 1 Parameter unterscheiden darf, um das Verbesserungspotential zu erkennen. Selbst bei Sendungen an 2'000 Empfänger kann dies interessante Rückschlüsse geben, wenn auch aufgrund der geringen Datenmenge die Aussagekraft relativiert werden muss.
Tipp 4: mit dem Engagement der Empfänger arbeiten
Gewisse Newsletterlösungen bieten eine Automatisierung indem automatisch weitere E-Mails in Abhängigkeit zum Benutzerverhalten zugestellt werden. Richtig eingesetzt bietet dies gerade bei grösseren Versandmengen enormes Potential. Bleiben wir beim oben genannten Beispiel des Reiseveranstalters. Klickt ein Besucher auf Sardinien, kann man ihm am Freitagabend eine E-Mail mit einem konkreten Angebot versenden – sofern er in der Zwischenzeit nicht gebucht hat. Und hier beginnen die spannenden Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Systemen…
Die nachfolgenden Funktionen sind auf Benutzer mit Admin-Rechten beschränkt. Über den Menüpunkt "List Page Types" werden Texte für beispielsweise An- oder Abmeldeformulare auf der Webseite oder für die entsprechenden automatisch generierten E-Mails definiert.
Wenden Sie sich bei Bedarf hierzu an webstyle.
Wenn Sie die Vorlagen nicht bereits als HTML-Datei aus einer Dritt-Applikation (CMS) abholen, ist es hilfreich, sich eine Vorlage abzuspeichern, um sie später erneut verwenden zu können.
Zur Erstellung einer Vorlage (bzw. für den Import, der von einem Webdesigner angelieferten Datei), können Sie im Menü "E-Mail Vorlagen“ das Submenü "Templates“ (siehe Bild) wählen. Der Import ist auf eine zip-Datei beschränkt.
Die Segmentierung bietet sich an, um möglichst wenig Listen zu verwalten und gleichzeitig besser bedürfnisgerecht Mailings zu versenden. Bei jedem Versand lässt sich wählen, ob das Mailing an alle Empfänger oder an ein definiertes Segment zugestellt wird.
Interessant für das Marketing: die Anzahl Segmente pro Liste ist nicht limitiert. Das macht feine Granulierungen möglich.
Wie wird ein Segment definiert? Wählen Sie in die Liste und wählen Sie den Menüpunkt "Segment". Nun gelangen Sie in die Maske zur Definition eines Segments. In unserem Beispiel erstellen wir ein Segment für alle Deutsch sprechenden Empfänger.
Nachdem Sie auf "Änderungen speichern" geklickt haben, sehen Sie den Button "Show matching subscriber". Dieser gibt Auskunft, auf wie viele Empfänger das Kriterium zutrifft.
Wir erweitern nun die Segmentierung indem wir eine zweite Bedingung hinzufügen. Wird beim Operator match "any" gewählt, entspricht dies der "ODER" Funktion. Das heisst: alle Empfänger, auf die eine der beiden Bedingungen zutrifft, fallen in dieses Segment. Beim Operator match "all" müssen alle Bedingungen erfüllt werden. Das entspricht der "UND" Funktion.
Die Mailingsoftware unterstützt Sie in der Qualifikation von Leads. Betrachten wir ein einfaches Beispiel: der Klick auf einen ganz bestimmten Link in dem Newsletter ändert den Status des Empfängers von bisher "unentschlossen" auf "interessiert".
Diese Konfiguration nehmen Sie bei der Erstellung der Kampagne vor.
Erstellen Sie eine Kampagne. Im Schritt 3 bei "Template" scrollen Sie herunter an das Template Ende. Kommen im Text Links vor, finden Sie den Befehl "Change subscriber custom field on link click". Klicken Sie darauf. An dieser Stelle definieren Sie bei welchem Link-Click welches Feld welchen Wert erhält. Siehe dazu nachfolgender Printscreen.
Was ist der Gewinn? Dem Sales kann in diesem Beispiel sehr einfach eine Liste aller "Interessierten" für die Nachbearbeitung ausgehändigt werden.
Die Mailingsoftware bietet im "Sales Funnel Gedanken" weitere sehr interessante Optionen.
Fallbeispiel: Sie versenden als Hotel am Tag der Ankunft dem Gast eine Willkommens-E-Mail. Wir sprechen hier somit von einem automatischen Versand, basierend auf einem hinterlegten Datum beim Empfänger.
Vorgehen: Als Erstes gehen Sie in der Liste auf die Funktion "Segment". Sie legen ein neues Segment an. Siehe dazu nachfolgende Grafik. Wichtig ist das Feld "Value", in welches der Wert [DATE] eingegeben wird.
Anschliessend erstellen Sie über den Menüpunkt "Kampagnen" eine neue Kampagne.
Sind Sie unsicher, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Fallbeispiel: Sie haben vor einigen Tagen eine Kampagne an eine bestimmte Liste (Empfängerliste) verschickt. Nun waren einige E-Mailadressen ungültig und die Kampagne hat den Adressat nicht erreicht. Oder es sind ein paar neue Kunden dazugekommen, welche die Kampagne nachträglich auch noch erhalten sollen.
Vorgehen: Als Erstes gehen Sie links in der Navigation auf "Kampagnen" > "Alle Kampagnen" bei der gewünschten bestehenden Kampagne, die nachträglich noch an weitere Empfänger, verschickt werden soll, klicken Sie zu hinterst auf den Button "kopieren". Die Maske mit der kopierten Kampagne öffnet sich. Hier können Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen oder alles so lassen.
Wichtig sind folgende Einstellungen, damit der nachträgliche Versand, wie gewünscht, klappt:
Wenn Sie sich in der kopierten Kampagne befinden unter
"Details"
Klicken Sie sich weiter durch und nehmen Sie beliebig Anpassungen vor. Im Menüpunkt
"Bestätigung" (s. Abbildung unten)
Anschliessend können Sie bestätigen und abschicken ("Sichern und aktivieren")
Somit ist der automatische Beantworter mit der gewünschten Kampagne erstellt. Jetzt fügen wir die neuen
E-Mailadressen der Liste hinzu, welche die Kampagne dann nachträglich erhalten sollen.
Gehen Sie links in der Navigation auf "Listen" und wählend die jeweilige, bestehende Liste mit Klick auf den Namen an. Anschliessend wählen Sie den Button "Subscriber" an. Hier können Sie manuell über "Neu erstellen" weitere E-Mailadressen hinzufügen. WICHTIG: Bei "Status" muss zwingend "Confirmed" ausgewählt werden.
Wenn alle neuen Empfänger gespeichert sind, wird die Kampagne nach Ablauf der vorgängig hinterlegten Zeit unter "Autoresponder time value" und "Autoresponder time unit" an die neu hinzugefügten Empfänger verschickt. Die Empfänger, die bereits in der Liste waren, werden die Kampagne nicht nochmal erhalten.