Login und Einstieg

Öffnen Sie die Seite mit dem mitgeteilten Link und melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an (diese erhalten Sie mit separater E-Mail). Nachdem Sie sich eingeloggt haben, erscheint die abgebildete Maske.

Die Übersicht im Menü Dashboard ist insbesondere nach dem Versand interessant, da alle Aktivitäten rund um den versandten Newsletter anzeigt werden.

Über den Menüpunkt "Listen" können Sie die Empfängerlisten für den Versand wählen, ändern oder entfernen. Unter "Kampagnen" wird der Newsletter erstellt und versandt. Statistiken finden Sie im Submenü der Kampagne.

Im Menüpunkt "Listen" sehen Sie alle vorhandene Empfängerlisten. Mit "Subscriber" wird die Anzahl der Empfänger angezeigt. Um eine neue Verteilerliste zu erstellen, klicken Sie im Menü oben auf "+ Neu erstellen“. [Bild 1]

In einem ersten Schritt geben Sie im oberen Bereich die Basisdaten ein. Der mittlere Bereich ist nun wichtig. Sie können entscheiden, ob Sie eine bei An- und/oder Abmeldungen eine Notification erhalten. Weiter können Sie bestimmen, ob ein Benutzer, der sich abmeldet, auch aus anderen Listen abgemeldet wird. Der Printscreen [Bild 2] zeigt diesen mittleren Bereich.

Im unteren Bereich geben Sie die notwendigen Firmendaten ein. Zuunterst rechts nicht vergessen auf "Änderungen speichern" klicken.

Kehren Sie anschliessend zum Menüpunkt Listen/Listen zurück und klicken Sie bei der neuen Liste auf den Namen der Liste oder ganz rechts auf das "i"-Icon. Dadurch gelangen Sie in die Verwaltung der Liste. [Bild 3] Die wichtigsten Funktionen:

• Werkzeuge (ganz rechts) klicken um einen Import aus einem csv-File vorzunehmen.
• Segmente ist eine starke Funktion, um Untergruppen für das Mailing zu erstellen.
• Forms bietet den HMTL-Code für das Anmeldeformular an, das Sie in eine bestehende Webseite einbinden können.
• Subscribers listet alle Abonnenten auf. Die Daten der einzelnen Abonnenten können über diesen Menüpunkt geändert werden.
• Custom Fields: Unter "Custom Fields" finden Sie alle Felder (Spalten), die aus einem Import stammen. In diesem Bereich definieren Sie, ob das Feld für die Abonnenten in einer Anmeldemaske oder Verwaltung der eigenen Einstellungen sichtbar oder versteckt (=Hidden) ist.

Vor dem Anlegen der ersten Kampagne empfehlen wir zu überlegen, ob die künftigen Mailings in Gruppen eingeteilt werden sollen. Wenn ja, beginnen Sie mit der Gruppenerfassung über das Submenü "Gruppen" bei "Kampagne". [Bild 1]

Um eine Kampagne zu erstellen, wählen Sie im Menüpunkt "Kampagne“ oben rechts den Befehl "+ Neue erstellen“ und folgen anschliessend den drei Schritten. Zentral im Bildschirm erkennen Sie bei den Tabs bei welchem Schritt Sie sich befinden. Die Kampagne kann zu jedem Zeitpunkt gespeichert werden, so dass die weitere Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen kann. 

Im ersten Schritt wird die Empfängerliste ausgewählt. Nun kommt die interessante Segment-Funktion zum Tragen. Innerhalb der Liste kann der Versand auf eine bestimmte Zielgruppe reduziert werden. Beispiel: Einladung aller Kunden PLZ-Kreis XXXX.

Im zweiten Schritt werden der Betreff, das Tracking der Empfänger und der Pre-Header erfasst. Nutzen Sie den Pre-Header, um vor allem den Empfängern mit mobilen Geräten einen attraktiven Text sichtbar zu machen.

Dateien: über den Befehl "Show more options" fügt man den Anhang (Attachement) hinzu. => Siehe dazu auch den Printscreen. [Bild 2]

Hinweis: in der Test E-Mail (Test-Template) wird der Anhang nicht mitgesandt. Seien Sie unbesorgt: im richtigen Versand wird der Anhang ausgeliefert.

m dritten Schritt - siehe Bild - werden nun das Design und der Content erfasst. Für das Design bieten sich vier Varianten:

• "Import from URL": das Template (mit Bild und Content) wird aus einer Dritt-Applikation (z.B. einem CMS) eingelesen
• "Vorlage hochladen": zur Erfassung einer neuen Vorlage (neues Template).
• "Change/select Template": Nutzung einer bereits erfassten HTML-Vorlage (häufigste und empfohlene Vorgehensweise) direkte Erfassung mit dem Editor im unteren Plaintextbereich. 

Über den Editor können Bilder und Links (A) eingefügt werden. Hinweis für die Bilder: Outlook zeigt dem Empfänger die Bilder in Originalgrösse an und nicht in der Grösse, die über diesen Editor definiert wurde. Laden Sie deshalb die Bilder in jener Grösse auf den Server, in welcher sie auch sein sollen. Die Anpassung einer Bildgrösse ist selbst mit kostenlosen Grafikprogrammen (Paint usw.) einfach möglich. (Dieser Vorgang ist nur notwendig wenn unter den Empfänger Outlook-Benutzer sind.) 

Hinweis betr. Ankerlinks: Wir verweisen auf einen wertvoller Beitrag für die richtige Codierung von Ankerlinks in HTML-Templates. 

Die "Tags" (B) dienen der Personalisierung des Mailings. Die in der Verteilerliste verfügbaren Datenbankfelder können eingefügt werden, indem man den Tag kopiert und am gewünschten Ort im Inhalt einfügt. Nachdem man unten rechts auf "Speichern" geklickt hat, wird oben im Menü der Befehl "Test Template" (C) angezeigt. 

Senden Sie eine Nachricht an eine gewünschte E-Mail-Adresse zur Schlusskontrolle. Hinweis: Wenn der Empfänger der Testmail nicht in der Verteilerliste ist, enthalten personalisierte Felder keine Daten. An dieser Stelle bleibt der Text leer. Erscheint oben ein roter Balken wurde in der Regel der obligatorische Abbestellungslink vergessen. Er ist über den Tag [UNSUBSCRIBE_URL] einzufügen.

Nachdem man "Save and next" geklickt hat erscheint bereits die letzte Maske. Hier geht es lediglich um:

• die Schlusskontrolle (Verteiler, Betreff usw.)
• die Definition des gewünschten Zeitpunkts des Versands über den Befehl "Senden am".

Nach dem Versand der Kampagne ist im Menüpunkt "Kampagnen/Statistik“ der Fortschritt ersichtlich. Ausgewertet werden die Öffnung der E-Mail, das Klicken auf Links in den Newsletter, Austragungen sowie nicht zugestellte E-Mails (Bounces = gelöschte Adressen). 

Klickt man auf eine dieser Zahlen, werden die Details zu dieser Kennzahl ersichtlich. Beispielsweise, wer auf einen Link geklickt hat.

Nutzen Sie die Berichte um permanent den Versand zu optimieren!

Öffnung- und Klickrate Wie viel Prozent der E-Mails werden geöffnet? Die Zahlen sprechen eine für Führungskräfte oft sehr enttäuschende Sprache. Die Erwartungen liegen bei "mindestens 50%"; die Realität sieht gemäss der Statistik so aus [Bild 1].

Die Schwankungen im Monatsverlauf sind sehr gering mit einem kleinen Einbruch im September (B2B + B2C). 

Stellt sich die Frage, ob der Versandtag etwas ändert. Ja, dem ist so. Basierend auf die Öffnungsrate würde man den Sonntag als Versandtag bevorzugen. Für am Sonntag versendete Mailings ist jedoch die Klickquote am niedrigsten. Betrachten wir das Beispiel der B2B Zahlen [Bild 2].  Unterscheidung "Klickrate" zu "Klickrate effektiv".

• "Klickrate" misst die Anzahl Empfänger, die geklickt haben, bezogen auf alle E-Mail Empfänger.
• "Klickrate effektiv" misst die Anzahl der Empfänger die geklickt haben, im Verhältnis zu jenen, die die E-Mail geöffnet haben.

Triggermails [Bild 3]: Hierbei handelt es sich um automatisch zugestellte Nachrichten als Folge einer Aktion des Empfängers. Die Zahlen zeigen, dass die Klickrate deutlich besser ist. Der Grund liegt auf der Hand: der Inhalt der E-Mail ist relevant(er). Unsere Schlussfolgerung: Eine erfolgreiche Newsletter lebt von relevantem Content.

Grundsätzlich definiert eine Marketingabteilung die KPIs (Schlüsselkennzahlen) in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen. In der Praxis erleben wir jedoch im Kundenkontakt oft, dass dieser erste wichtige Schritt nicht stattgefunden hat.

Tipp 1: den Nutzen der Standardkennzahlen hinterfragen.

Oft werden die von den Tools angebotenen Standardwerte – aus Gründen der Einfachheit – als KPIs definiert. Das wären die Öffnungs-, Bounce-, Abbestellungs- und Klickquote.

Das greift unserer Meinung nach besonders im B2B zu wenig tief. Welche Aussagekraft hat für Sie eine Öffnungsquote von 45%? Ist dies gut oder schlecht? Welches Verbesserungspotential können Sie daraus für das kommende Jahr erkennen?

Tipp 2: die Abbestellungsquote (Unsubscribe) überwachen. 

Von diesen vier genannten Standardwerten ist die Abbestellungsquote die wichtige Kennzahl. Bei einem Versand an einen bestehenden Kundenstamm im B2B ist ein Wert über 2% bereits kritisch. Tritt dies ein, lautet unsere Empfehlung: Mit jenen Personen direkt sprechen, die sich abgemeldet haben und den Grund erfahren. Denn es gilt diesen wertvollen Empfängerkreis möglichst gross zu erhalten.

Tipp 3: die Klickquote richtig interpretieren.

Angenommen Sie sind Reiseveranstalter und bieten in einem Mailing Reisen für a) nach Sardinien und b) in die Malediven an. Was wird die Klickquote beeinflussen? Oft geht vergessen, dass hier verschiedene Parameter entscheidend sind. Ist im Text ein Preis angegeben? Welche Bilder wurden gewählt? Wie ist der Titel formuliert? Für eine sinnvolle Interpretation der Klickquote ist mit A/B Testing zu arbeiten, wobei sich nur 1 Parameter unterscheiden darf, um das Verbesserungspotential zu erkennen. Selbst bei Sendungen an 2'000 Empfänger kann dies interessante Rückschlüsse geben, wenn auch aufgrund der geringen Datenmenge die Aussagekraft relativiert werden muss.

Tipp 4: mit dem Engagement der Empfänger arbeiten

Gewisse Newsletterlösungen bieten eine Automatisierung indem automatisch weitere E-Mails in Abhängigkeit zum Benutzerverhalten zugestellt werden. Richtig eingesetzt bietet dies gerade bei grösseren Versandmengen enormes Potential. Bleiben wir beim oben genannten Beispiel des Reiseveranstalters. Klickt ein Besucher auf Sardinien, kann man ihm am Freitagabend eine E-Mail mit einem konkreten Angebot versenden – sofern er in der Zwischenzeit nicht gebucht hat. Und hier beginnen die spannenden Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Systemen…

Die nachfolgenden Funktionen sind auf Benutzer mit Admin-Rechten beschränkt. Über den Menüpunkt "List Page Types" werden Texte für beispielsweise An- oder Abmeldeformulare auf der Webseite oder für die entsprechenden automatisch generierten E-Mails definiert.

Wenden Sie sich bei Bedarf hierzu an webstyle.

Wenn Sie die Vorlagen nicht bereits als HTML-Datei aus einer Dritt-Applikation (CMS) abholen, ist es hilfreich, sich eine Vorlage abzuspeichern, um sie später erneut verwenden zu können.

Zur Erstellung einer Vorlage (bzw. für den Import, der von einem Webdesigner angelieferten Datei), können Sie im Menü "E-Mail Vorlagen“ das Submenü "Templates“ (siehe Bild) wählen. Der Import ist auf eine zip-Datei beschränkt.

HTML-Newsletter, so schön sie sind, haben Tücken. Die E-Mail-Programme und die unterschiedliche Auflösung der einzelnen Bildschirme auf den verschiedenen Endgeräten setzen den Code unterschiedlich um. Und diese Vielfalt ist gross! Hier ein kleiner Auszug:

• Desktop: Outlook 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, Windows10 Mail, Apple Mail 10, Thunderbird, IBM Notes 9, Windows Live Mail
• Webmail: Yahoo, Google, AOL, Outlook.com, Gmail
• Mobile: Android, Black Berry, iOS, Outlook for Android, Outlook iOS App, Yahoo App, Gmail Android App, Gmail iOS App

Für Kunden, die unsere Newsletter-Plattform nutzen ein paar nützliche Hinweise:

• Runde Buttons - sehen schön aus aber können von einigen oben erwähnten Mailprogrammen nicht richtig dargestellt werden. Insbesondere Outlook und Windows Mail.
• Ankerlinks (also eine Verlinkung innerhalb eines Newsletters) sind nützlich bei längeren Newsletter. Doch auch damit haben verschiedene Mailprogramme ihre liebe Mühe.
• Viele CSS-Spezifikationen werden von Outlook nicht unterstützt.
• Bilder: Geben Sie eine spezifische Breite des Bildes an (maximal ca. 600 Pixel).
• Audio- und Videodateien werden von den meisten E-Mail-Programmen nicht unterstützt.
• Im Internet existieren Fachbeiträge, die diese Liste von Tipps um technische Hinweise erweitern. Dazu ein kleines Beispiel mit dieser Checkliste. 

Bei webstyle haben wir kein Fachwissen für die Programmierung von HTML-Newslettern. Wenn Sie Unterstützung benötigen wenden Sie sich an eine Fachperson. Unter unseren Partner-Webagenturen können wir Ihnen kompetente und erfahrene Programmierer vermitteln.

Die Segmentierung bietet sich an, um möglichst wenig Listen zu verwalten und gleichzeitig besser bedürfnisgerecht Mailings zu versenden. Bei jedem Versand lässt sich wählen, ob das Mailing an alle Empfänger oder an ein definiertes Segment zugestellt wird.

Interessant für das Marketing: die Anzahl Segmente pro Liste ist nicht limitiert. Das macht feine Granulierungen möglich.

Wie wird ein Segment definiert? Wählen Sie in die Liste und wählen Sie den Menüpunkt "Segment". Nun gelangen Sie in die Maske zur Definition eines Segments. In unserem Beispiel erstellen wir ein Segment für alle Deutsch sprechenden Empfänger.

Nachdem Sie auf "Änderungen speichern" geklickt haben, sehen Sie den Button "Show matching subscriber". Dieser gibt Auskunft, auf wie viele Empfänger das Kriterium zutrifft.

Wir erweitern nun die Segmentierung indem wir eine zweite Bedingung hinzufügen. Wird beim Operator match "any" gewählt, entspricht dies der "ODER" Funktion. Das heisst: alle Empfänger, auf die eine der beiden Bedingungen zutrifft, fallen in dieses Segment. Beim Operator match "all" müssen alle Bedingungen erfüllt werden. Das entspricht der "UND" Funktion.

Die Mailingsoftware unterstützt Sie in der Qualifikation von Leads. Betrachten wir ein einfaches Beispiel: der Klick auf einen ganz bestimmten Link in dem Newsletter ändert den Status des Empfängers von bisher "unentschlossen" auf "interessiert".

Diese Konfiguration nehmen Sie bei der Erstellung der Kampagne vor.

Erstellen Sie eine Kampagne. Im Schritt 3 bei "Template" scrollen Sie herunter an das Template Ende. Kommen im Text Links vor, finden Sie den Befehl "Change subscriber custom field on link click". Klicken Sie darauf. An dieser Stelle definieren Sie bei welchem Link-Click welches Feld welchen Wert erhält. Siehe dazu nachfolgender Printscreen.

Was ist der Gewinn? Dem Sales kann in diesem Beispiel sehr einfach eine Liste aller "Interessierten" für die Nachbearbeitung ausgehändigt werden.

Die Mailingsoftware bietet im "Sales Funnel Gedanken" weitere sehr interessante Optionen.

Fallbeispiel: Sie versenden als Hotel am Tag der Ankunft dem Gast eine Willkommens-E-Mail. Wir sprechen hier somit von einem automatischen Versand, basierend auf einem hinterlegten Datum beim Empfänger.

Vorgehen: Als Erstes gehen Sie in der Liste auf die Funktion "Segment". Sie legen ein neues Segment an. Siehe dazu nachfolgende Grafik. Wichtig ist das Feld "Value", in welches der Wert [DATE] eingegeben wird.

Anschliessend erstellen Sie über den Menüpunkt "Kampagnen" eine neue Kampagne. 

• Im Schritt 1 eine "Auto-Responder-Kampagne" auswählen. Sonst funktioniert es nicht. Ausserdem wählen Sie nicht nur die Empfängerliste aus, sondern auch das Segment (hier "Glückwunsch" genannt).
• Schritt 2: geben Sie die üblichen Daten ein (Betreff der E-Mail).
• Schritt 3: Wie bei anderen Kampagnen bereiten Sie den Inhalt auf.
• Schritt 4: Im letzten Schritt erfolgt nun die wichtigste Konfiguration, damit alles klappt: Die Autoresponder time unit auf "Day" stellen (damit der Versand täglich erfolgt) und "Incl. imported subscribers", wenn der Automatismus auch für künftig neu importierte Empfänger gelten soll. 

Sind Sie unsicher, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.