Handbuch für die Nextcloud
Öffnen Sie die Seite mit dem mitgeteilten Link und melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an (diese erhalten Sie von Ihrem Admin). Nachdem Sie sich eingeloggt haben, erscheint die rechts abgebildete Übersicht.
Die Übersicht zeigt alle Verzeichnisse und Dateien in Ihrem Cloud-Account. Die Menüpunkte enthalten praktische Übersichten, damit Sie die Kontrolle haben, was Sie mit wem geteilt haben oder mit Ihnen geteilt wurde.
Hauptmenü (Bild 2 rechts)
Dateien (dargestellt durch das "Ordner-Icon"): Hier finden Sie alle Ihre Dateien und Unterverzeichnisse.
Der Aktivitäts-Stream, mit dem "Blitz-Icon" dargestellt, zeigt Ihnen, wer was wann verändert hat. Unter Einstellungen ⛭ unten links, können Sie sich sämtliche Aktivitäten als RSS-Feed abonnieren
Über das "Bild-Icon" sehen Sie alle Bilder, die sich in Ihrer Cloud befinden.
Dokumente up- und downloaden
Dokumente downloaden: Zum Herunterladen einer Datei wählen Sie ●●● und dann Herunterladen.
Falls Sie mehrere Dokumente herunterladen möchten, wählen Sie die Checkboxen ▢ links der Dateien, an und klicken Herunterladen. (Siehe Detailbild)
Um Dateien hochzuladen ziehen Sie die gewünschten Dateien/Ordner in den Browser.
Alternativ klicken Sie auf das Plus ✚ worauf sich ein Fenster öffnet in welchem Sie die gewünschten Dateien anwählen.
Siehe dazu die beiden Bilder.
Freigabe von Dateien
Um Dateien zu teilen klicken Sie auf das Share-Symbol (siehe Printscreen rechts)
Im Eingabefeld wählen Sie interne Mitarbeiter aus, indem Sie deren Namen eingeben.
Um die Dateien mit externen Personen zu teilen, die keinen Zugang zu Ihrer Dokumenten-Cloud haben, geben Sie die E-Mail-Adresse der gewünschten Person an.
Freigaben konfigurieren: Bei internen Benutzer lassen sich rund um die Freigaben mehr Einstellungen vornehmen als bei nicht angemeldeten Benutzern ("Externe"). Klicken Sie für interne Benutzer auf die drei ••• um diese Möglichkeiten zu definieren. Siehe dazu auch der Printscreen rechts.
Sobald sie eine Datei teilen, kann Sie der Empfänger herunterladen.
Weitere Konfigurationen (siehe Printscreen):
- Mit dem Recht "Dateien ablegen" erhalten "Externe" zusätzlich die Möglichkeit, Dateien in Ihre Umgebung hochzuladen.
- Mit "ein Ablaufdatum setzen" bestimmen Sie eine Gültigkeitsfrist für den Download. Das mag bei sensiblen Dokumenten besonders nützlich sein.
- Mit "Freigabe aufheben" entfernen Sie sämtliche Freigaben für diese Datei oder dieses Verzeichnis.
Im Grundsatz: gelöschte Dateien werden in den Papierkorb verschoben. Im Papierkorb werden sie aber nicht endgültig und unwiderruflich gelöscht. Im Papierkorb vorhandene Dateien belasten das Speicherplatzkontingent.
Wie löscht man Dateien "endgültig"? Klicken Sie unten links auf den Papierkorb. Im Papierkorb wählen Sie jene Dateien aus, die unwiderruflich zu löschen sind. Anschliessend klicken Sie auf Löschen. Eine Wiederherstellung ist anschliessend nur noch durch uns über die Backups möglich und dies auch nur für wenige Tage.
Nextcloud Mobile App
Sie können Dateien über die Nextcloud App in die online Nextcloud Dokumentenverwaltung uploaden.
Im Benutzermenü oben rechts unter "Einstellungen" > "Mobile & Desktop" finden Sie den Link zum Download der App. Um die Nextcloud auf einem Laptop oder PC zu nutzen, wählen Sie Desktop-App; um Nextcloud auf einem Smartphone zu nutzen wählen Sie das Betriebssystem Ihres Smartphones. Unterstützt werden iOS und Android. [Bild 1]
Zuerst wählen Sie Ihr Betriebssystem, worauf eine Datei heruntergeladen wird, welche Sie danach öffnen. [Bild 2]
Wählen Sie weiter. [Bild 3] Tragen Sie die URL der Seite ein, bei welcher Sie sich in der Nextcloud anmelden. [Bild 4] Falls Sie diese nicht wissen fragen Sie Ihren Administrator oder benutzen Sie den Livechat.
Nun geben Sie an, welche Daten synchronisiert werden. Wir empfehlen eine Grenze einzutragen, in Abhängigkeit zu dem zur Verfügung stehenden Speicherplatz.
Falls bestimmte Ordner nicht synchronisiert werden sollen, klicken Sie auf "zu synchronisierende Elemente" um das festzulegen. [Bild 5]
Die Installation ist nun abgeschlossen. Über den Button "öffne lokalen Ordner" laden Sie Dateien über den Datei Manager in Ihre Nextcloud. [Bilder 6 + 7]
Administratoren der Nextcloud
Um einen neuen Benutzer zu erstellen, klicken Sie auf Ihren Benutzeravatar und dann Benutzer. Danach tragen Sie einen Benutzernamen ein und ein Passwort ein.
Hinweis: Beachten Sie, dass das Passwort, Gross- und Kleinschreibung sowie Ziffern beinhalten muss.
Falls ein Benutzer ein Passwort vergisst, setzen Sie es als Administration an dieser Stelle zurück.
Gruppen erstellen und zuweisen, sowie Gruppenadministratoren ernennen mag ebenfalls sehr nützlich sein. Gruppenadministratoren können selber Benutzer für ihre Gruppe erstellen/entfernen. So kann die Verwaltung von Benutzern einem Abteilungsverantwortlichen delegiert werden.
