Handbuch für die Nextcloud

Öffnen Sie die Seite mit dem mitgeteilten Link und melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an (diese erhalten Sie von Ihrem Admin). Nachdem Sie sich eingeloggt haben, erscheint die rechts abgebildete Übersicht.

Die Übersicht zeigt alle Verzeichnisse und Dateien in Ihrem Cloud-Account. Die Menüpunkte enthalten praktische Übersichten, damit Sie die Kontrolle haben, was Sie mit wem geteilt haben oder mit Ihnen geteilt wurde.

Hauptmenü (Bild 2 rechts)

Dateien (dargestellt durch das "Ordner-Icon"): Hier finden Sie alle Ihre Dateien und Unterverzeichnisse. 

Der Aktivitäts-Stream, mit dem "Blitz-Icon" dargestellt, zeigt Ihnen, wer was wann verändert hat. Unter Einstellungen ⛭ unten links, können Sie sich sämtliche Aktivitäten als RSS-Feed abonnieren

Über das "Bild-Icon" sehen Sie alle Bilder, die sich in Ihrer Cloud befinden.

Nextcloud: erste Maske nach dem Login

Nextcloud Hauptmenü

Dokumente up- und downloaden

Dokumente downloaden:  Zum Herunterladen einer Datei wählen Sie ●●● und dann Herunterladen.

Falls Sie mehrere Dokumente herunterladen möchten, wählen Sie die Checkboxen ▢ links der Dateien, an und klicken Herunterladen. (Siehe Detailbild)

Dokumente auf Nextcloud downloaden

Um Dateien hochzuladen ziehen Sie die gewünschten Dateien/Ordner in den Browser.

Alternativ klicken Sie auf das Plus ✚ worauf sich ein Fenster öffnet in welchem Sie die gewünschten Dateien anwählen.

Siehe dazu die beiden Bilder.

Datei Upload Nextcloud via Browser
Datei Upload Nextcloud via Explorer

Freigabe von Dateien

Um Dateien zu teilen klicken Sie auf das Share-Symbol (siehe Printscreen rechts)

Im Eingabefeld wählen Sie interne Mitarbeiter aus, indem Sie deren Namen eingeben.

Um die Dateien mit externen Personen zu teilen, die keinen Zugang zu Ihrer Dokumenten-Cloud haben, geben Sie die E-Mail-Adresse der gewünschten Person an.

Dateien freigeben

Freigaben konfigurieren: Bei internen Benutzer lassen sich rund um die Freigaben mehr Einstellungen vornehmen als bei nicht angemeldeten Benutzern ("Externe"). Klicken Sie für interne Benutzer auf die drei ••• um diese Möglichkeiten zu definieren. Siehe dazu auch der Printscreen rechts. 

Sobald sie eine Datei teilen, kann Sie der Empfänger herunterladen.

Rechte zur Freigabe: interne Benutzer
Rechte der Freigaben: allgemeine Einstellungen

Weitere Konfigurationen (siehe Printscreen):

  • Mit dem Recht "Dateien ablegen" erhalten "Externe" zusätzlich die Möglichkeit, Dateien in Ihre Umgebung hochzuladen.
  • Mit "ein Ablaufdatum setzen" bestimmen Sie eine Gültigkeitsfrist für den Download. Das mag bei sensiblen Dokumenten besonders nützlich sein.
  • Mit "Freigabe aufheben" entfernen Sie sämtliche Freigaben für diese Datei oder dieses Verzeichnis.
Freigaben mit beschränkter Gültigkeit in der Nextcloud

Nextcloud Mobile App

Sie können Dateien über die Nextcloud App in die online Nextcloud Dokumentenverwaltung uploaden. 

Im Benutzermenü oben rechts unter "Einstellungen" > "Mobile & Desktop" finden Sie den Link zum Download der App. Um die Nextcloud auf einem Laptop oder PC zu nutzen, wählen Sie Desktop-App; um Nextcloud auf einem Smartphone zu nutzen wählen Sie das Betriebssystem Ihres Smartphones. Unterstützt werden iOS und Android. [Bild 1]

Zuerst wählen Sie Ihr Betriebssystem, worauf eine Datei heruntergeladen wird, welche Sie danach öffnen. [Bild 2]

Wählen Sie weiter. [Bild 3] Tragen Sie die URL der Seite ein, bei welcher Sie sich in der Nextcloud anmelden. [Bild 4] Falls Sie diese nicht wissen fragen Sie Ihren Administrator oder benutzen Sie den Livechat.

Nun geben Sie an, welche Daten synchronisiert werden. Wir empfehlen eine Grenze einzutragen, in Abhängigkeit zu dem zur Verfügung stehenden Speicherplatz.

Falls bestimmte Ordner nicht synchronisiert werden sollen, klicken Sie auf "zu synchronisierende Elemente" um das festzulegen. [Bild 5]


Die Installation ist nun abgeschlossen. Über den Button "öffne lokalen Ordner" laden Sie Dateien über den Datei Manager in Ihre Nextcloud. [Bilder 6 + 7]

Nextcloud App
Nextcloud App Installation 1
Nextcloud App Installation 2
Nextcloud App Installation 3
Nextcloud App Installation 4
Nextcloud App lokale Ordner
Nextcloud App - Datei Manager

Administratoren der Nextcloud

Um einen neuen Benutzer zu erstellen, klicken Sie auf Ihren Benutzeravatar und dann Benutzer. Danach tragen Sie einen Benutzernamen ein und ein Passwort ein.

Hinweis: Beachten Sie, dass das Passwort, Gross- und Kleinschreibung sowie Ziffern beinhalten muss.

Falls ein Benutzer ein Passwort vergisst, setzen Sie es als Administration an dieser Stelle zurück.

Gruppen erstellen und zuweisen, sowie Gruppenadministratoren ernennen mag ebenfalls sehr nützlich sein. Gruppenadministratoren können selber Benutzer für ihre Gruppe erstellen/entfernen. So kann die Verwaltung von Benutzern einem Abteilungsverantwortlichen delegiert werden. 

Nextcloud Administratoin
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