Mailserver: E-Mail Konto einrichten

Loggen Sie sich zur Verwaltung von E-Mail Konten in die E-Mail Administration ein. . Geben Sie den Namen Ihrer Domain (alle Konten verwalten) oder Ihre E-Mail Adresse (nur das eigene Konto verwalten) und das entsprechende Passwort ein.

Hinweis: Loggen Sie sich mit Ihrer E-Mail Adresse ein, haben Sie genauso die Möglichkeit Ihr Passwort zu ändern, eine automatische Weiterleitung einzurichten oder den Autoresponder zu aktivieren. 

Unterhalb der Übersicht aller E-Mail-Konten haben Sie den Befehl „Neue Mailbox“. Klicken Sie darauf und geben Sie alle nötigen Daten ein. Unter „Benutzerinformation“ können Sie ein Stichwort zum entsprechenden Benutzer eingeben. Geben Sie bei „Kennwort“ Ihr gewünschtes Kennwort ein. Bei „Weiterleitung“ können Sie eine Umleitungs-Adresse eingeben (siehe „Automatische Weiterleitung“). Klicken Sie anschliessend auf „Speichern“. Ihr E-Mail-Konto ist nun eingerichtet.

Alias (Weiterleitungsadresse) erstellen

Wenn Sie für eine E-Mail Adresse kein eigenes Konto sondern nur eine Weiterleitung wünschen, richten Sie einen so genannten Alias ein. Klicken Sie auf „Neue Weiterleitungsadresse“. Geben Sie die E-Mail-Adresse und die Ziel-Adresse ein. Klicken Sie anschliessend auf „Speichern“. Im Beispielbild hat Herr Muster die E-Mail-Adresse hans.muster@secondary.ch eingerichtet. Zudem hat er zwei Alias (Weiterleitungen) eingerichtet. So werden E-Mails, welche an hans@secondary.ch oder hm@secondary.ch gesendet werden automatisch an hans.muster@secondary.ch weitergeleitet. 

Alias erstellen
Alias erstellen

Weiterleitung der eingehenden E-Mails auf weitere Adressen  

Sollen alle E-Mails einer bestimmten E-Mail-Adresse an weitere Adressen weitergeleitet werden? Klicken Sie hierfür beim entsprechenden E-Mail-Konto oder Alias auf „Ändern“ und geben Sie bei „Weiterleitung“ die gewünschte E-Mail-Adresse/n ein. Klicken Sie anschliessend auf „Speichern“.

Kennwort ändern

Klicken Sie beim entsprechenden E-Mail-Konto auf „Ändern“ und geben Sie Ihr neues Kennwort bei jedem der zwei Kennwort-Felder ein. Klicken Sie anschliessend auf „Speichern“.

Konto löschen

Um ein E-Mail-Konto zu löschen, klicken Sie beim entsprechenden E-Mail-Konto auf „Löschen“. Bestätigen Sie die Löschung in dem Sie beim neu geöffneten Fenster auf „Löschen“ klicken.

Autoresponder

Autoresponder-Sofort
Autoresponder-Sofort

Aktiviert man diesen Autoresponder, wird er ab sofort aktiviert. Den Autoresponder mit der Zeitsteuerung deaktiviert lassen.

Autoresponder_zeitgesteuert
Autoresponder_zeitgesteuert

Aktiviert man diesen Autoresponder, wird er nach Ihren Wünschen eingestellt.  Beispiel: Sie sind vom 10.07.2020 bis und mit 01.08.2020 abwesend, dann müssen Sie als Startdatum den 10.07.2020 eingeben und als Enddatum den 01.08.2020! Der Autoresponder schaltet genau am Enddatum ab. Beim zeitgesteuerten Beantworter muss man den Autoresponder oben deaktivieren.

Hinweis: Möchten Sie den Autoresponder jetzt aktivieren und an einem bestimmten Zeitpunkt deaktivieren, dann aktivieren Sie beide.  Sie tragen ur das Enddatum ein, jedoch kein Startdatum.

Spamfilter konfigurieren

Klicken Sie beim entsprechenden E-Mail-Konto auf "Spamfilter". Danach erscheint folgendes Fenster. 

Spam-Erkennung

Dies ist der Aktivierungs-Schalter für den SPAM-Filter.

Löschen der Spam E-Mails

Wenn aktiviert werden alle als Spam erkannten E-Mails entweder direkt gelöscht oder an eine andere Adresse weitergeleitet. Falls deaktiviert werden alle erkannten Spam E-Mails normal an die betreffende E-Mail-Adresse gesandt. Am Anfang der Betreffzeile erscheint dann der Hinweis "****SPAM****".

Spam E-Mails weiterleiten

Falls hier eine E-Mail-Adresse eingetragen ist, werden alle erkannten Spam E-Mails dorthin gesandt. Falls keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, werden alle erkannten Spam E-Mails sofort gelöscht. 

Lassen Sie alle als SPAM abgefangene E-Mails an eine Adresse umleiten, beachten Sie bitte, dass sich diese Mailbox ziemlich rasch füllen wird. Ein monatlicher Check ist deshalb zu empfehlen. Leeren Sie dabei Ihre Spam-Mailbox, um eine Überschreitung des Speicherplatzes zu vermeiden. 

Sie können sich alle E-Mails, die sich in der Spam-Mailbox befinden, über das Webmail anschauen. Loggen Sie sich in unser Webmail mit der E-Mail-Adresse (spam@domain.ch) und dem Kennwort ein. Wenn die Spam-Mailbox von uns eingerichtet wurde, ist das Kennwort identisch mit dem Kennwort für die E-Mail-Administration. 

Nachdem Sie alles konfiguriert haben, klicken Sie auf "Speichern". 

Advanced Spamfilter konfigurieren

Spezifische Einstellungen des Spamfilters für jeden einzelnen Account:  Sie können die Härtestufe des Filters einstellen und bestimmen was mit der abgefangenen  E-Mail weiter passiert. 

Klicken Sie beim entsprechenden E-Mail-Konto in der E-Mail Administration auf "Spamfilter". 

Spam-Erkennung

Dies ist der Aktivierungsschalter für den SPAM-Filter.

Spam-Punkte

Jede eingehende E-Mail wird vom Spamfilter nach Spam-typischen Merkmalen analysiert. Dementsprechend werden Punkte vergeben. Bei dieser Option können Sie bestimmen, ab wie vielen "Strafpunkten" eine E-Mail als Spam E-Mail definiert werden soll. Je tiefer die Zahl desto schärfer/strenger ist die Filterung, d.h. es werden mehr E-Mails als SPAM-Mails eingestuft.

Hinweis: Es können auch Dezimalstellen eingegeben werden. Zwingend sind diese mit einem Punkt  (z.B. 4.5 | 3.7) und nicht mit einem Komma einzugegeben. Werden die Zahlen mit Komma eingegeben, verwendet der Filter den Standartwert 5 und nicht den gewünschten Wert.

Löschen der Spam E-Mails

Wenn aktiviert werden alle als Spam erkannten E-Mails entweder direkt gelöscht oder an eine andere Adresse weitergeleitet. Falls deaktiviert werden alle erkannten Spam E-Mails normal an die betreffende E-Mail-Adresse gesandt. Am Anfang der Betreffzeile erscheint dann der Hinweis "****SPAM****".

Spam E-Mails weiterleiten

Falls hier eine E-Mail-Adresse eingetragen ist, werden alle erkannten Spam E-Mails dorthin gesandt. Falls keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, werden sie alle sofort gelöscht.

Lassen Sie alle als SPAM abgefangene E-Mails an eine Adresse umleiten, beachten Sie bitte, dass sich diese Mailbox ziemlich rasch füllen wird. Ein monatlicher Check ist deshalb zu empfehlen. Leeren Sie dabei Ihre Spam-Mailbox, um eine Überschreitung des Speicherplatzes zu vermeiden. 

Sie können sich alle E-Mails, die sich in der Spam-Mailbox befinden, über das Webmail anschauen.   Loggen Sie sich in unser Webmail  mit der E-Mail-Adresse (spam@domain.ch) und dem Kennwort ein. Wenn die Spam-Mailbox von uns eingerichtet wurde, ist das Kennwort identisch mit dem Kennwort für die E-Mail-Administration. 

Weisse Liste

Eintrag von Adressen von Absendern, deren E-Mails nie als SPAM-Mails eingestuft werden sollen. Mit dem Eintrag “ *@domain.ch“ werden alle E-Mails, die von Adressen der betreffenden Domain versandt wurden, nie als Spam E-Mails eingestuft.

Schwarze Liste

Eintrag von Adressen von Absendern, deren E-Mails immer als Spam E-Mails eingestuft werden sollen. Mit dem Eintrag “ *@domain.ch“ werden alle E-Mails, die von Adressen der betreffenden Domain versandt wurden, immer als Spam E-Mails eingestuft.

Nachdem Sie alles konfiguriert haben, klicken Sie auf "Speichern". 

Andere Mailserver: Android Smartphone einrichten

Da ein E-Mail Konto meistens nicht nur auf einem Gerät installiert ist, zeigen wir Ihnen die Anleitung um Ihr E-Mail Konto per   IMAP   auf ihrem Smartphone Standart E-Mail zu installieren.

ACHTUNG:  Bei einer Erst-Konfiguration loggen Sie sich zuerst ins Webmail ein. Dadurch werden Ihre IMAP Order erstellt.

1. Mail-App öffnen

Tippen Sie auf dem Hauptbildschirm Ihres Smartphones auf das Icon E-Mail.  

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2. Auswahl weitere

Wählen Sie jetzt die Schaltfläche weitere.

3. Neues Konto hinzufügen

Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse sowie das zugehörige Passwort in die entsprechenden Felder ein. Klicken Sie anschließend auf  Manuelles Setup.

4. Kontotyp wählen

Wählen Sie  IMAP als Kontotyp
Bei IMAP   wird der Inhalt des Mailservers mit Ihrem Endgerät synchronisiert. 

5. Anmeldedaten eingeben

Tragen Sie als Benutzernamen Ihre E-Mail-Adresse und unter Passwort deren Passwort ein.
Scrollen Sie danach bei Ihrem Smartphone nach unten, um die weiteren Einstellungen zu erreichen.

6. Einstellungen Eingangsserver

Für "IMAP-Server" unter "Eingangsserver" tragen Sie  "mail X .webstyle.ch" ein, wobei "X" für die Zahl steht, die Sie hier abfragen können. Sicherheitstyp SSL und Eingang-Port (993) sind bereits vorgegeben

7. Einstellungen Ausgangsserver

Für "SMTP-Server" unter "Ausgangsserver" tragen Sie  "mail X .webstyle.ch" ein , wobei "X" für die Zahl steht, die Sie hier abfragen können .

Sicherheitstyp SSL und Eingang-Port (465) sind bereits vorgegeben. Authentifizierung um E-Mails zu senden muss auf "Ein" gestellt sein. Wie abgebildet, nochmals die E-Mail Adresse und das Passwort eingeben.
Zum Schluss tippen auf Anmelden. Das E-Mailkonto wird nun hinzugefügt.

Andere Mailserver: iPhone und iPad

Da ein E-Mail Konto meistens nicht nur auf einem Gerät installiert ist, zeigen wir Ihnen die Anleitung um Ihr E-Mail Konto per IMAP auf ihrem iPhone/Ipad zu installieren.

ACHTUNG: Bei einer Erst-Konfiguration loggen Sie sich zuerst ins Webmail ein. Dadurch werden Ihre IMAP Order erstellt.

1. Einstellungen

Tippen Sie auf dem Hauptbildschirm Ihres iPhones bzw. iPads auf das Icon  Einstellungen .

Einstellungen
Einstellungen

2. Accounts & Passwörter

Wählen Sie  Passwörter & Accounts .

passwoerter-accounts
passwoerter-accounts

3. Account hinzufügen

Tippen Sie auf  Account hinzufügen .

Account hinzufügen
Account hinzufügen

4. Auswahl Andere

Wählen Sie jetzt die Schaltfläche  Andere .

Auswahl-andere
Auswahl-andere

5. Mail-Account hinzufügen

Tippen Sie auf  Mail-Account hinzufügen .

Mail-Account hinzufügen
Mail-Account hinzufügen

6. Neuer Account

Geben Sie nun die entsprechenden Daten in die dafür vorgesehenen Eingabefelder ein und tippen Sie anschließend auf  Weiter .

Neuer Account
Neuer Account

7. Kontotyp wählen

Wählen Sie IMAP als Kontotyp
Bei IMAP wird der Inhalt des Mailservers mit Ihrem Endgerät synchronisiert. 

Kontotyp wählen
Kontotyp wählen

8 . Servereinstellungen

 Für "Hostname" unter "Server für eintreffende E-Mails" tragen Sie  "mailX.webstyle.ch" ein
Dasselbe tragen Sie für  "Server" unter "Ausgehende E-Mail" ein. 
Der "Benutzername" und das " Passwort" sind Ihre E-Mailadresse und Ihr Passwort. 
Hinweis : Die X steht für Ihre Ziffer. Um diese herauszufinden, benutzen Sie bitte das Eingabefenster.

Servereinstellungen
Servereinstellungen

9. weiter und Sichern

Bestätigen Sie anschliessend mit weiter und zum Abschluss auf Sichern.
Der E-Mail Account wird nun hinzugefügt.

abschliessen und Sichern
abschliessen und Sichern

Mail Konto auf Windows mit Outlook hinzufügen

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihr Mail-Konto auf Outlook2016/2019/ 365 hinzufügen. Falls etwas nicht klappt benutzen Sie bitte den Live Chat und wir schauen uns das Problem gemeinsam an!

1. Konto hinzufügen

Überprüfen Sie zuerst unter https://webmail.webstyle.ch, ob Ihr Passwort und E-Mailadresse korrekt sind.

Um Ihr E-Mail Konto in Outlook 365 zu benutzen öffnen Sie zunächst Outlook 365.
Falls Outlook 365 noch nie gestartet wurde, können Sie bei Punkt 2 fortfahren.
Wählen Sie andernfalls " Datei " > "Informationen" > "Konto hinzufügen" aus, worauf sich ein neues Fenster öffnen wird. 

Konto hinzufügen
Konto hinzufügen

2. Mail Adresse eingeben

Anschliessend tragen Sie ihre E-Mail Adresse ein,

klicken auf "Erweiterte Optionen" und wählen " ☑ Ich möchte mein Konto manuell einrichten".

Danach klicken Sie auf "Verbinden"

E-Mail Adresse
E-Mail Adresse

3. Erweitertes Setup IMAP

Wählen Sie als Kontotyp "IMAP"
Mit IMAPwird der Inhalt des Mailservers mit Ihrem Endgerät synchronisiert.

Erweitertes Setup
Erweitertes Setup

4. Kontoeinstellungen

Für "Server" unter "Eingehende E-Mail" benutzen Sie das Abfragefenster.



Dasselbe tragen Sie für "Server" unter "Ausgehende E-Mail" ein.

Als Verschlüsselungsmethode muss SSL angewählt werden.
Hinweis: Die X steht für Ihre Server-Ziffer. Um diese herauszufinden, benutzen Sie bitte das Eingabefenster oben.

Port Eingehende E-Mail 993 Port Ausgehende E-Mail 465. Klicken auf weiter.

IMAP-Kontoeinstellungen
IMAP-Kontoeinstellungen

5. Kennwort eingeben

Nun werden Sie aufgefordert Ihr Kennwort einzutragen und dies können Sie mit "Verbinden" bestätigen.
Das Konto wird nun hinzugefügt. Mit dem Button "Vorgang abgeschlossen" wird das Setup beendet.

Kennwort eingeben
Kennwort eingeben
Vorgang abgeschlossen
Vorgang abgeschlossen

6. Kontoeinstellungen ändern

Wenn Sie im Nachhinein Änderungen an den Kontoeinstellungen vornehmen möchten,
klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen und dann Servereinstellungen

Kontoeinstellungen ändern
Kontoeinstellungen ändern

Zimbra E-Mail Konto einrichten

gelangen Sie auf der Startseite der Admin Oberfläche mit einem Klick auf "Account hinzufügen..." direkt zur Einrichtung eines neuen Accounts.

Accounterstellen
Accounterstellen

Der wichtigste Schritt erfolgt in der ersten Maske: Die Definition des Funktionsumfanges für den User. Zur Auswahl stehen unsere 3 Standardklassen. ( Hier gelangen Sie zur detaillierten Übersicht der Produkte ). Entfernen Sie das Häckchen bei "Auto" und wählen Sie im Drop-Down Menü die gewünschte Class of Service (COS) aus.
 

Sie können dem Benutzer ein Passwort vergeben, welches beim ersten Login geändert werden muss. Dazu siehe nächstes Kapitel im Handbuch.

Passwörter: Erstvergabe, Mutationen, Vorgehen bei Verlust

Die Erstvergabe erfolgt durch den E-Mail Administrator. Kreuzen Sie das Feld "Passwort muss geändert werden" an, damit der Benutzer beim ersten Login ein persönliches Passwort vergeben kann. 

Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen umfassen und alphanummerisch sein.

Passwortvergabe
Passwortvergabe

Eine automatische "Passwort-Vergessen" Funktion mit Neuvergabe existiert in Zimbra nicht. Der Benutzer muss sich an den Mail-Administrator wenden. Ein neues Passwort muss in allen Endgeräten eingegeben werden! 

Nach 15 Fehlversuchen innerhalb von 5 Minuten wird der E-Mail Account aus Sicherheitsgründen für 10 Minuten blockiert.

Jeder Benutzer kann über die Einstellungen (siehe Bild) das eigene Passwort ändern. 

Passwort ändern
Passwort ändern

Verteilerlisten verwalten

Verteilerlisten eignen sich hervorragend, um eine Gruppe E-Mail Empfänger mit einer Mailadresse anzuschreiben. Dazu wählt man als Administrator über das Menü "Verwalten" die Funktion "Verteiler" und anschliessend oben rechts "Neu".

Im nachstehenden Bild wurde die Mailadresse "all@webstyle.email" gewählt, um die Gruppe anzuschreiben. Über den Befehl "Suchen" können alle bestehenden Mailadressen aufgelistet werden. Durch Klicken auf "Auswahl hinzufügen" werden die gewählten Adressen dem Verteiler zugewiesen.

Verteilerlisten
Verteilerlisten

Die Deaktivierung eines E-Mail Kontos über Status "Gesperrt"

Hinweise: Hiermit ist nicht das Löschen eines E-Mail Kontos gemeint. 

Die Deaktivierung kann zum Beispiel beim Austritt eines Mitarbeiters für eine gewisse Übergangszeit sinnvoll sein. So kann nach wie vor über Webmail auf seine/ihre E-Mails zugegriffen werden.

Die Status und ihre Bedeutung in der Übersicht:

  • geschlossen: eingehende E-Mails werden nicht mehr angenommen.
  • gesperrt: der Benutzer kann nicht mehr zugreifen aber die eingehenden E-Mails werden weiterhin vom Mailserver angenommen.
  • Wartung: vorübergehend kein Zugriff möglich, der Absender erhält eine automatische Benachrichtigung. 
Mail Deaktivieren
Mail Deaktivieren

Ressourcen in Zimbra verwalten

Firmenfahrzeuge, Maschinen, Sitzungszimmer um nur drei Beispiele zu nennen sind das, was man in Zimbra "Ressourcen" nennt.

Dazu klickt man im Menü auf "Verwalten" und anschliessend auf "Ressourcen". Oben rechts können Sie nun über das "Zahnrad" eine neue Ressource einrichten

Ressource
Ressource

Im Zimbra unterscheidet zwischen einer "Ausrüstung" und einem "Ort". Diese Unterscheidung wird bei einer Terminbuchung über den Kalender sichtbar. Das kleine Icon in der Übersicht zeigt ebenfalls die Art der Ressource an.

Ressourcen Übersicht
Ressourcen Übersicht

E-Mail Weiterleitungen an externe Mailadresse

Unter einer Weiterleitung versteht man die Weiterleitung der E-Mails an eine externe Adresse, also ausserhalb der eigenen Domain (z.B. auf ein gmail-Konto). Dazu wählt man in den Account-Einstellungen "Weiterleiten".

E-Mail Weiterleitungen
E-Mail Weiterleitungen

Anschliessend gibt man in dem gekennzeichneten Feld die Zieladresse ein und klickt auf "speichern" (oben rechts).

E-Mail Weiterleitung
E-Mail Weiterleitung

E-Mail Alias einrichten und als Alias senden

Domain-Alias: Darunter versteht man die Weiterleitung einer ganzen Domain. Beispiel: info@meinefirma.com wird automatisch auf info@meinefirma.ch weitergeleitet. Dies können Sie nicht selber einrichten. Wenden Sie sich dazu an unseren Support

E-Mail Alias: Darunter versteht man eine Mail-Weiterleitung innerhalb der gleichen Domain. Beispiel: info@meinefirma.ch leitet weiter auf admin@meinefirma.ch. Dazu klickt man im Menü auf "Verwalten" und anschliessend auf "Aliasnamen". Oben rechts können Sie nun über das "Zahnrad" eine neue Weiterleitung einrichten (oder bestehende Weiterleitungen löschen und konfigurieren).

E-Mail Aliase
E-Mail Aliase

Als Alias (im Namen von) senden

Dazu ist es notwendig, zuerst die "Persönlichkeit" in dem entsprechenden Mailkonto einzurichten.

Alias Persönlichkeit einrichten
Alias Persönlichkeit einrichten

Nun steht diese Persönlichkeit bei dem Verfassen einer neuen E-Mail zur Verfügung (siehe nächstes Bild). Es ist auch möglich, für diese Persönlichkeit eine separate Signatur zu definieren, welche beim Verfassen einer neuen E-Mail mit dieser Persönlichkeit automatisch hinzugefügt wird.

Im Namen Alias senden
Im Namen Alias senden

Zimbra Webmail                              

Hier finden Sie nützliche Funktionen für das Zimbra Webmail.

Hier können Sie sich anmelden.

Freigaben

Sie können im Zimbra-Webclient jeweils mit rechter Maustaste ein Kontextmenü öffnen, ober welches sich Kalender, Adressbücher, Mail.Ordner, etc. freigeben lassen. In den Einstellungen finden Sie zusätzlich einen Punkt "Freigaben". Dort sehen Sie sämtliche Freigaben, welche Sie bereits gemacht und erhalten haben. Unten können Sie weitere Freigaben anlegen.

Filter

Mailfilter sind praktisch, wenn man beispielsweise Newsletter nicht im Posteingang, sondern in einem separaten Verzeichnis haben will. Eine weitere Anwendung wäre ein firmeninterner Posteingang, damit also E-Mails, welche von der eigenen Domain stammen nicht mit den E-Mails von Kunden vermischt werden. 

Einige E-Mail-Programme, wie etwa Microsoft Outlook unterstützen diese Funktion unabhängig von Zimbra. Wenn Sie allerdings Zimbra haben, sollten Sie unbedingt die Filter von Zimbra, anstelle der eigenen Filter-Mechanismen des E-Mail-Programms brauchen. Die Zimbra-Filter werden direkt am Server angewandt. Somit haben Sie die Funktionalität in jedem Fall gewährleistet, also etwa auch dann, wenn Sie ein mobiles Gerät mit Zimbra synchronisieren.

Filter
Filter

Sie können Filter über die Mail-Einstellungen anlegen, bearbeiten und löschen. Jeder Filter bekommt einen Namen. Der Name trägt nicht zur Funktion bei, sondern dient der Identifizierung. Es folgen die Bedingungen, welche erfüllt sein sollen, damit der Filter in Kraft tritt. Schliesslich sagen Sie, was mit den E-Mails geschehen soll, welche dem Kriterium, bzw. den Kriterien entsprechen. Filter können jederzeit inaktiv gesetzt- und später wieder aktiviert werden.

Signaturen

Die Signaturen werden nicht synchronisiert. Wenn sie ein E-Mail-Programm verwenden müssen Sie die Signaturen allenfalls doppelt erfassen. Nachfolgend wird erklärt, wie Signaturen für den Webclient erfasst werden.

Signaturen
Signaturen

In den Einstellungen finden Sie als Unterpunkt von "Mail" die Option "Signaturen". Dort können Sie mehrere Signaturen erfassen, beispielsweise für national/international mit verschiedenem Telefonnummern-Format oder für geschäftlich und privat. Unter "Accounts" können Sie die Standard-Signatur wählen. Wenn Sie mehre Persönlichkeiten oder zusätzliche externe Accounts haben, können Sie jeweils eine andere Standardsignatur festlegen.

externe Accounts / Persönlichkeit hinzufügen

Im Zimbra Webmail haben Sie die Möglichkeit mit mehreren E-Mail-Adressen zu arbeiten oder mit derselben, jedoch mit mehreren Persönlichkeiten.
Somit haben Sie alles, überall und jederzeit auf jedem Gerät und erst noch mit unterschiedlichen Signaturen.

externer Account:

Falls Sie mehrere E-Mail-Accounts besitzen, können Sie diese in Zimbra einbinden. Dadurch werden alle Daten dieser E-Mail Konten über einen zentralen Mailserver (mail.webstyle.ch) zugänglich.

Anwendungsbeispiel:

Privat-/Schul-/Vereins-/Berufs-E-Mailadressen in einem Konto. Somit kommen alle Mails von:

  • webstyle@sport.club
  • webstyle@zuhause.home
  • webstyle@webstyle.ch
  • webstyle@universität.dr

bequem und sauber sortiert im Zimbra Mail-Account an. Für die Sortierung siehe auch die Filterfunktion.

Persönlichkeit:

Falls Sie mit derselben E-Mail-Adresse, mit Menschen aus verschiedenen Lebensbereichen Kontakt aufnehmen, lohnt es sich Persönlichkeiten einzurichten.

Mit diesen Persönlichkeiten können Sie Familienmitgliedern, Arbeitskollegen, Kunden etc. mit derselben E-Mail-Adresse aber unterschiedlichen Signaturen anschreiben.

Anwendungsbeispiel:

  • Mit der Persönlichkeit "webstyle Intern" schreiben wir an Arbeitskollegen ohne die umfassende Fusszeile am Ende.
  • Bei "webstyle Familie" steht Von: Mutti/Vati/Spitzname, und ein Kosesatz am Schluss.
  • Bei "webstyle Kunde" wird die Geschäftssignatur eingebunden.

 

externen Account hinzufügen

 Dazu gehen sie unter Einstellungen, Accounts und wählen Externen Account hinzufügen. Unter Mail-Adresse tragen Sie Ihre externe E-Mail-Adresse ein.

Der Accountname können Sie wählen zur einfachen Identifikation.

Für den Kontotyp wählen Sie IMAP

Der Nutzername des Accounts: Muss derselbe sein wie die externe E-Mail-Adresse !

Für   "Mail-Server" tragen Sie den Server Ihres Hostinganbieters ein!

Danach tragen Sie ihr Passwort ein

☑ Port Imap ändern 993

☑ Für den Zugriff auf diesen Server eine verschlüsselte Verbindung (SSL) nutzen

Das können Sie bestätigen mit Einstellungen testen.

Persönlichkeit hinzufügen

Dazu gehen sie unter Einstellungen, Accounts und wählen Persönlichkeit hinzufügen.

Der Name der Persönlichkeit können Sie wählen zur einfachen Identifikation.

Danach wählen Sie den Namen der anderen angezeigt werden soll und Sie können auch unter Signaturen verwalten... automatische Signaturen für die verschiedenen Persönlichkeiten wählen.

Meine Zimbra-Mailbox ist voll, was kann ich tun?

Zimbra Speicherplatz Bereinigung mit Filtern der E-Mails nach Grösse, um rasch freien Speicherplatz zu erhalten.

Um rasch wieder Speicherplatz auf dem Zimbra E-Mail Konto zu erhalten, kann man die E-Mails mit grossem Anhang nach Grösse filtern. Anschliessend löschen Sie diese oder Sie entfernen lediglich den Anhang (wenn zum Beispiel der Anhang in einer Dokumentenablage gespeichert wird).
Gehen Sie wie folgt vor:

  • Loggen Sie sich unter https://mail.webstyle.ch/ ein.
  • Klicken Sie  nun oben rechts im Browser auf die Lupe 

In der Such-Maske wählen Sie nun die Grösse und den Wert aus zb.  —  "grösser als " 10'000 KB 

Löschen Sie anschliessend die E-Mails, welche nicht mehr benötigt werden. Die Suche kann auch gespeichert werden. Dazu klicken Sie im Browser oben rechts auf "speichern".

Vergeben Sie einen Namen für die Suche und speichern diese. ( zb. grösser als 1000 KB). Danach wird links im Browser unter dem Menu Suchvorgänge ein neuer Button generiert. 

Es ist auch möglich, die Suche mit  mehreren Kriterien, zb nach Grösse und Datum zu kombinieren.
Dazu wählen Sie zb. zuerst die Grösse, danach unten links bei den Bedingungen, AND und dann das Wunsch Datum. 

Auch diese Suchkombination kann abgespeichert werden.

Alternativ ist eine Anpassung des Angebots möglich. Der Mail-Administrator loggt sich ein und passt
die  "Class of Service" (Angebotspakte) an.
Bei Fragen dazu kontaktieren Sie uns über den Live-Chat oder auf support (att) webstyle.ch.

Autoresponder

Unter den Einstellungen im Zimbra-Webmail > "Nicht im Büro" sind nebst einer automatischen Standardantwort einige Optionen verfügbar. Wenn Sie Externe Absender anwählen erhalten Sie vier Möglichkeiten:

  • Automatische Standardantwort senden.
  • Besondere Antwort an Empfänger ausserhalb meines Unternehmens senden.
  • Besondere Antwort an Empfänger ausserhalb meines Unternehmens senden, die nicht in meinen Kontakten sind.
  • An externe Absender keine automatische Antwort senden.

Hinweis : Unter "ausserhalb meines Unternehmens" sind alle E-Mail-Adressen mit einer anderen @domain.tld, zu verstehen. Somit erhalten Sie ein zweites Eingabefeld, in welchem Sie eine andere Automatische Antwort verfassen können, welches an externe Adressen (Partner, Kunden,..) versendet werden kann.

Abwesenheitsmeldung
Abwesenheitsmeldung

Konfigurationsoptionen: 

  • Aktivierung in der Zukunft startet.
  • Deaktivierung an einem definierten Datum.
  • Wenn Sie kein Datum angeben, wird die automatische Antwort solange zugestellt, wie die Checkbox "Automatische Antwort senden" aktiv ist.

Spamfilter und Filter

Angaben zum Spamfilter. 

  • Zimbra setzt folgende Software dazu ein: SpamAssassin, Amavisd-new und ClamAV (Virenschutz).
  • die Black- und Whiteliste werden auf Account-Ebene in den Einstellungen verwaltet.
  • serverseitig sind folgende Default-Werte beim SpamAssassin gesetzt: direkt gelöscht. ab 8.0 / als Spam markiert: ab 5.0

Die Filter auf Account-Ebene sind ein wirkungsvolles Instrument zur Sortierung von E-Mails (eingehend und ausgehend). Filter werden durch die Benutzer selber erstellt, über den Menüpunkt "Einstellungen". Wir empfehlen sehr, mit diesen Filtern zu arbeiten.

Hier ein Beispiel für die praktische Anwendung:

Filter einrichten
Filter einrichten

Im vorliegenden Beispiel werden alle eingehenden E-Mails von einer bestimmten Person - einem Mitarbeiter, der im gleichen Projektteam arbeitet - mit einem "Tag" namens "Projekt XYZ markiert.

Nachdem dieser Filter erstellt wurde, wirkt er sich wie folgt auf den Mailverkehr aus:

Filter mit Tag
Filter mit Tag

Die eingehenden E-Mails sind mit diesem "Tag" gekennzeichnet. In der Menüführung links sind die vorhandenen Tags aufgelistet. Durch das Klicken auf einen Tag werden alle E-Mails, die diesen Tag haben, aufgelistet.

Gut zu wissen: Der Tag funktioniert auch für Aufgaben und Dokumente. Er ist somit ein sehr einfach nutzbares Element zur Sortierung. Für die Zuweisung eines Tags die rechte Maustaste klicken.

Tag
Tag

E-Mail-Konto einrichten

Kontrollieren Sie zuerst unter  https://mail.webstyle.ch/, ob Ihr Passwort und E-Mailadresse korrekt sind.
Um Ihr E-Mail Konto in Mail zu benutzen öffnen Sie zunächst Mail indem Sie die Briefmarke in der Schnellstartleiste wählen. Falls Mail noch nie gestartet wurde klappt ein Fenster runter.

Wählen Sie andernfalls "Mail" > "Add Account" aus, worauf ein Fenster herunterklappt.
Wählen Sie "Exchange".

Exchange
Exchange

E-Mail-Account einfügen

Anschliessend tragen Sie Ihren gewünschten Namen, welcher Empfängern angezeigt wird,

Ihre E-Mail-Adresse und ihr Passwort ein.

Anmelden
Anmelden

E-Mail-Account Konfiguration

Falls Sie in die manuelle Einstellungs-Maske kommen, geben Sie bei Benutzername Ihre vollständige E-Mail Adresse ein.
Für die interne als auch externe URL hinterlegen Sie mail.webstyle.ch und bestätigen anschliessend die Angaben.

Einstellungen
Einstellungen

Zimbra Konto einrichten auf Mac mit Outlook

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihr Mail-Konto auf Apple mit Outlook hinzufügen.
Falls etwas nicht klappt benutzen Sie bitte den   Live Chat  und wir schauen uns das Problem gemeinsam an! 

1. Konto einrichten

Kontrollieren Sie zuerst unter  https:// mail.webstyle.ch /, ob Ihr Passwort und E-Mailadresse korrekt sind.
Starten Sie Outlook in Mac. Klicken Sie auf Extras > Konten.. > E-Mail-Konto hinzufügen.

Konto-hinzufügen
Konto-hinzufügen

2. E-Mail einrichten

Im neuen Fenster, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Klicken dann auf weiter.

E-Mail-einrichten
E-Mail-einrichten

3. Auswahl Konto 

Wichtig: Wählen Sie hier  "Nicht IMAP/POP" aus.

E-Mail-einrichten
E-Mail-einrichten

4. Auswahl Exchange

Im neuen Fenster wählen Sie nun das Icon Exchange aus.

E-Mai Exchange
E-Mai Exchange

5. Account-Konfiguration

Ergänzen Sie nun folgende Eingaben:
DOMÄNE\Benutzername oder E-Mail, geben Sie Ihre E-Mail Adresse an.
Wichtig: bei Server müssen Sie zwingend mail.webstyle.ch eingeben.
Klicken Sie dann auf Konto hinzufügen.

Account-Konfiguration
Account-Konfiguration

6. Fertigstellen

Abschliessend klicken Sie auf den Button Fertig. Ihr E-Mail Account wird nun hinzugefügt.

Account-Konfiguration
Account-Konfiguration

Zimbra-Mail einrichten Mac mit Thunderbird

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihr Zimbra-Mail-Konto mit Thunderbird hinzufügen.

1. Konto einrichten

Kontrollieren Sie zuerst unter  https://mail.webstyle.ch/, ob Ihr Passwort und E-Mailadresse korrekt sind.Beim ersten Aufstarten von Thunderbird öffnet sich ein neues Fenster "Bestehende E-Mail-Adresse einrichten"

Falls Sie Thunderbird bereits verwenden oder Einstellungen ändern möchten, gehen Sie zu Kontoeinstellungen ändern.

Tragen Sie Ihren gewünschten Namen, welcher Empfängern angezeigt wird,ihre E-Mail-Adresse und ihr Passwort ein. Gehen Sie dann zu weiteres Konto einrichten.

Konto einrichten
Konto einrichten

2. Einstellungen Manuell bearbeiten

Wählen Sie als Protokoll IMAP und nehmen Sie die Einstellungen wie abgebildet vor.
Bei Benutzername geben Sie Ihre E-Mail Adresse an. Klicken Sie danach auf "Erneut testen" und dann auf "Fertig".

Manuelle einstellungen
Manuelle einstellungen

3. Weiteres Konto einrichten

Wenn Sie ein weiteres Konto einrichten möchten, gehen Sie auf 
Extras>Konto-Einstellungen>Konten-Aktionen>E-Mail-Konto hinzufügen.

Konto hinzufügen
Konto hinzufügen

Wenn Sie einen externen Kalender einbinden möchten, legen Sie einen neuen Kalender an, 
wählen Sie Netzwerk > Format CalDAV > Benutzername (E-Mail Adresse des Kalenders) >
Adresse: https://"Ihr Mailhost zb. mail.webstyle.ch"/dav/"Ihre E-Mailadresse"/Calendar

Zimbra Mailserver: Android Smartphone

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihr Mail-Konto auf Apple Mail hinzufügen.
Falls etwas nicht klappt benutzen Sie bitte den   Live Chat  und wir schauen uns das Problem gemeinsam an! 

1. Mail-App öffnen

Überprüfen Sie zuerst unter  https:// mail.webstyle.ch /, ob Ihr Passwort und E-Mailadresse korrekt sind.
Tippen Sie auf dem Hauptbildschirm Ihres Smartphones auf das Icon  E-Mail .  

E-Mail App
E-Mail App

2. Auswahl Exchange

Wählen Sie die Schaltfläche Exchange

Auswahl Exchange
Auswahl Exchange

3. Neues Konto hinzufügen

Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse sowie das zugehörige Passwort in die entsprechenden Felder ein. Klicken Sie anschließend auf  Manuelles Setup.

Neues-konto-hinzufügen
Neues-konto-hinzufügen

4. Server-Einstellungen

Bei Server-Einstellungen tragen bei Exchange Server mail.webstyle.ch ein.
Zum Schluss tippen auf Anmelden. Das E-Mailkonto wird nun hinzugefügt.

Servereinstellungen
Servereinstellungen

Zimbra Mailserver: iPhone / iPad

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihr Mail-Konto auf iPhone / iPad hinzufügen.
Falls etwas nicht klappt benutzen Sie bitte den   Live Chat  und wir schauen uns das Problem gemeinsam an! 

1. EINSTELLUNGEN

Überprüfen Sie zuerst unter  https://mail.webstyle.ch/, ob Ihr Passwort und E-Mailadresse korrekt sind.
Gehen Sie auf EINSTELLUNGEN

Einstellungen
Einstellungen

2. Passwörter & Accounts

Wählen Sie in den Einstellungen den Punkt Passwörter & Accounts aus. Und klicken anschliessend auf Account hinzufügen.

Accounts
Accounts

3. Exchange

Wählen Sie den als Account "Exchange"

Exchange
Exchange

4. Ihre E-Mail-Adresse

Im Feld E-Mail geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse ein. Bestätigen Sie mit Weiter.

Exchange-E-Mail
Exchange-E-Mail

5. Manuell konfigurieren

Hier wählen Sie Manuell konfigurieren .

Manuell konfigurieren
Manuell konfigurieren

Im Passwortfeld das dazugehörige Passwort zu Ihrer E-Mail-Adresse. Bestätigen Sie mit Weiter.

Manuell konfigurieren 2
Manuell konfigurieren 2

6. Server-Einstellungen

Tragen Sie im Feld Server mail.webstyle.ch ein, das Feld Domain leer lassen. Der Benutzername ist Ihre vollständige E-Mail-AdresseBestätigen Sie mit Weiter.

Server-Einstellungen
Server-Einstellungen

7. Exchange-Funktionen auswählen

Anschliessend können Sie verschiedene Exchange-Funktionen anwählen.
Klicken Sie anschliessend auf Sichern .

Exchange-funktionen
Exchange-funktionen

Zimbra Konto auf Windows mit Outlook

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihr Mail-Konto auf Outlook 2016/2019/365 hinzufügen.

Zimbra Connector

Um Ihren Zimbra-Account mit Microsoft Outlook zu verwenden, müssen Sie zunächst den Zimbra Connector herunterladen. Um herauszufinden, ob Sie die x64- oder die x86-Version benötigen, geben Sie "Systemsteuerung" ins Suchfeld ein (Windows + S). Bei "Mail" (Microsoft Outlook 2016)  steht entweder "32-Bit" oder "64-Bit".

Wichtig: Gehen Sie über die Systemsteuerung nicht über den Rechtsklick in System/Einstellungen.

Für 32-Bit benötigen Sie die x86-Version . Für 64-Bit benötigen Sie die x64-Version. Die Links zum Download

Systemsteuerung
Systemsteuerung
Systemsteuerung
Systemsteuerung

Meine Systemsteuerung sieht nicht so aus?

Systemsteuerung umstellen
Systemsteuerung umstellen

ZimbraConnector-Installation

Im ersten Installationsfenster können Sie einfach auf „Weiter“ klicken.  

Aktivieren Sie im zweiten Schritt die Option «Ich akzeptiere die Bedingungen der Lizenzvereinbarung» und klicken Sie anschliessend auf «Weiter» und danach gleich noch einmal auf «Weiter».

Die Installation wird sogleich gestartet. 

Durch Klicken auf «Schliessen» wird die Installation abgeschlossen.

Systemsteuerungselemente

Klicken Sie nun auf «Mail (Microsoft Outlook 2016) (32-/64-Bit)» .

Systemsteuerungs-Elemente
Systemsteuerungs-Elemente

Mail-Setup-Zimbra

Klicken Sie auf « E-Mail-Konten ».

Mail-Setup
Mail-Setup

E-Mail-Konten

 Klicken Sie «Neu», und im «Konto hinzufügen»-Fenster wählen sie «Andere», «Zimbra Collaboration Server»

und klicken anschliessend auf « Weiter »

Mail-Setup-Konto
Mail-Setup-Konto

Serverkonfiguration

Nutzen Sie den Servernamen « mail.webstyle.ch» und Ihre persönlichen Login-Daten. 

Die Option „Sichere Verbindung verwenden“ muss aktiv sein.

Mit Ok schliessen Sie die Installation ab.

Hinweis: Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben, kontaktieren Sie Ihren E-Mail-Administrator und er kann Ihnen das Kennwort hier zurücksetzen

Servereinstellungen
Servereinstellungen

Zimbra Mailserver: Konto auf "Windows Mail" einrichten

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihr Mail-Konto auf Windows-Mail hinzufügen.
Falls etwas nicht klappt benutzen Sie bitte den     Live Chat    und wir schauen uns das Problem gemeinsam an! 

1. Konto hinzufügen

Kontrollieren Sie zuerst unter  https:// mail.webstyle.ch /, ob Ihr Passwort und E-Mailadresse korrekt sind.
Öffnen Sie das Windows Mail App. Wählen Sie das Menu Konten und dann Konto hinzufügen.

Konten
Konten
Konto-hinzufügen
Konto-hinzufügen

2. Erweitertes Setup

Wählen Sie im neuen Fenster "Erweitertes Setup" und dann Exchange ActiveSync

Erweitertes Setup
Erweitertes Setup
Exchange Activesync
Exchange Activesync

3. Server-Einstellungen

Unter Server geben Sie mail.webstyle.ch
Sie können hier, wenn gewünscht auch einen Kontoname eingeben.
Abschliessend klicke Sie auf Anmelden. Ihr E-Mailkonto wird nun auf Windows-Mail hinzugefügt.

Servereinstellungen
Servereinstellungen

Zimbra Mailserver: Konto auf Thunderbird einrichten.

1. Neues Konto einrichten

Kontrollieren Sie zuerst unter https://mail.webstyle.ch/,ob Ihr Passwort und E-Mailadresse korrekt sind.

Um Ihr E-Mail Konto in Mozilla Thunderbird zu benutzen öffnen Sie zunächst Mozilla Thunderbird. 

Wählen Sie Lokale Ordner, dann E-Mail   aus, worauf sich ein neues Fenster öffnen wird.

Anschliessend tragen Sie ihren gewünschten Namen, welcher Empfängern angezeigt wird, 
ihre E-Mail Adresse und ihr Passwort ein. Klicken Sie ausschliesslich danach auf "Manuell einrichten"

Hinweis: Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben, kontaktieren Sie Ihren E-Mail-Administrator und er kann Ihnen das Kennwort hier zurücksetzen 

Konto-einrichten
Konto-einrichten

2. Serverdaten Manuell einrichten

Für "Server" unter "Eingehende E-Mail" tragen Sie ein "mail.webstyle.ch"

Dasselbe tragen Sie für  "Server" unter "Ausgehende E-Mail" ein.   

Als Verschlüsselungsmethode muss SSL angewählt werden. 
WICHTIG: Die beiden Benutzernamen (Posteingans-Server: /Postausgangs-Server:) müssen dieselben sein wie Ihre E-Mail-Adresse!

Port Eingehende E-Mail  993          Port Ausgehende E-Mail  465

Serverdaten-bearbeiten
Serverdaten-bearbeiten

Danach wählen Sie  "Erneut testen"   und anschliessend   "Fertig".
Die Kontoinstallation ist nun abgeschlossen.

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