Handbuch für die Mailing Plattform

Schritt 1: Login und Einstieg in die Applikation

Öffnen Sie die Seite mit dem mitgeteilten Link und melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an (diese erhalten Sie mit separater E-Mail).

Nachdem Sie sich eingeloggt haben, erscheint folgende Maske:

Dashboard Mailing Software

Die Übersicht im Menü Dashboard ist insbesondere nach dem Versand interessant, da alle Aktivitäten rund um den versandten Newsletter anzeigt werden.

Über den Menüpunkt "Listen" können Sie die Empfängerlisten für den Versand wählen, ändern oder entfernen. Unter "Kampagnen" wird der Newsletter erstellt und versandt. Statistiken finden Sie im Submenü der Kampagne.

Schritt 2: Erstellung der Empfängerliste

Im Menüpunkt "Listen" sehen Sie alle vorhandene Empfängerlisten. Mit "Subscriber" wird die Anzahl der Empfänger angezeigt. Um eine neue Verteilerliste zu erstellen, klicken Sie im Menü oben auf "+ Neu erstellen“.  

Verteilerlisten Mailing Software

In einem ersten Schritt geben Sie im oberen Bereich die Basisdaten ein. Der mittlere Bereich ist nun wichtig. Sie können entscheiden, ob Sie eine bei An- und/oder Abmeldungen eine Notification erhalten. Weiter können Sie bestimmen, ob ein Benutzer, der sich abmeldet auch aus anderen Listen abgemeldet wird. Der Printscreen zeigt diesen mittleren Bereich.

Verteilerlisten Subscriber Aktionen

Im unteren Bereich geben Sie die notwendigen Firmendaten ein. Zuunterst rechts nicht vergessen auf "Änderungen speichern" klicken.

Kehren Sie anschliessend zum Menüpunkt Listen/Listen zurück und klicken Sie bei der neuen Liste auf den Namen der Liste doer ganz rechts auf das "i"-Icon. Dadurch gelangen Sie in die Verwaltung der Liste. Die wichtigsten Funktionen:

  • Werkzeuge (ganz rechts) klicken um einen Import aus einem csv-File vorzunehmen.
  • Segmente ist eine starke Funktion, um Untergruppen für das Mailing zu erstellen.
  • Forms bietet den HMTL-Code für das Anmeldeformular an, das Sie in eine bestehende Webseite einbinden können.
  • Subscribers listet alle Abonnenten auf. Die Daten der einzelnen Abonnenten können über diesen Menüpunkt geändert werden.
  • Custom Fiels: siehe weiter unten, nach dem Printscreen.
Verteilerlisten verwalten

Unter "Custom Fields" finden Sie alle Felder (Spalten), die aus einem Import stammen. In diesem Bereich definieren Sie, ob das Feld für die Abonnenten in einer Anmeldemaske oder Verwaltung der eigenen Einstellungen sichtbar oder versteckt (=Hidden) ist.

Schritt 3: Erstellung einer Kampagne

Vor dem Anlegen der ersten Kampagne empfehlen wir zu überlegen, ob die künftigen Mailings in Gruppen eingeteilt werden sollen. Wenn ja, beginnen Sie mit der Gruppenerfassung über das Submenü "Gruppen" bei "Kampagne".

Mailing Gruppen bilden

Um eine Kampagne zu erstellen, wählen Sie im Menüpunkt "Kampagne“ oben rechts den Befehl "+ Neue erstellen“ und folgen anschliessend den drei Schritten. Zentral im Bildschirm erkennen Sie bei den Tabs bei welchem Schritt Sie sich befinden. Die Kampagne kann zu jedem Zeitpunkt gespeichert werden, so dass die weitere Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen kann. 

Im ersten Schritt wird die Empfängerliste ausgewählt. Nun kommt die interessante Segment-Funktion zum Tragen. Innerhalb der Liste kann der Versand auf eine bestimmte Zielgruppe reduziert werden. Beispiel: Einladung aller Kunden PLZ-Kreis XXXX.

Im zweiten Schritt werden der Betreff, das Tracking der Empfänger und der Pre-Header erfasst. Nutzen Sie den Pre-Header, um vor allem den Empfängern mit mobilen Geräten einen attraktiven Text sichtbar zu machen.


Im dritten Schritt - siehe Bild - werden nun das Design und der Content erfasst. Für das Design bieten sich vier Varianten:

  1. "Import from URL": das Template (mit Bild und Content) wird aus einer Dritt-Applikation (z.B. einem CMS) eingelesen
  2. "Vorlage hochladen": zur Erfassung einer neuen Vorlage (neues Template).
  3. "Change/select Template": Nutzung einer bereits erfassten HTML-Vorlage (häufigste und empfohlene Vorgehensweise)
  4. direkte Erfassung mit dem Editor im unteren Plaintextbereich.

Über den Editor können Bilder und LInks (A) eingefügt werden.

Hinweis für die Bilder: Outlook zeigt dem Empfänger die Bilder in Originalgrösse an und nicht in der Grösse, die über diesen Editor definiert wurde. Laden Sie deshalb die Bilder in jener Grösse auf den Server, in welcher sie auch sein sollen. Die Anpassung einer Bildgrösse ist selbst mit kostenlosen Grafikprogrammen (Paint usw.) einfach möglich. (Dieser Vorgang ist nur notwendig wenn unter den Empfänger Outlook-Benutzer sind.)

Die "Tags" (B) dienen der Personalisierung des Mailings. Die in der Verteilerliste verfügbaren Datenbankfelder können eingefügt werden, indem man den Tag kopiert und am gewünschten Ort im Inhalt einfügt.

Nachdem man unten rechts auf "Speichern" geklickt hat, wird oben im Menü der Befehl "Test Template" (C) angezeigt. Senden Sie eine Nachricht an eine gewünschte E-Mail-Adresse zur Schlusskontrolle. Hinweis: personalisierte Felder werden nicht mitgesendet (aus technischen Gründen; die Abfrage der Datenbank erfolgt erst beim effektiven Versand) - an dieser Stelle bleibt der Text leer.

Erscheint oben ein roter Balken wurde in der Regel der obligatorische Abbestellungslink vergessen. Er ist über den Tag [UNSUBSCRIBE_URL] einzufügen.

Content und Design für das Mailing

Nachdem man "Save and next" geklickt hat erscheint bereits die letzte Maske. Hier geht es lediglich um:

  • die Schlusskontrolle (Verteiler, Betreff usw.)
  • die Definition des gewünschten Zeitpunkts des Versands über den Befehl "Senden am".

Schritt 4: Bericht der Kampagne

Nach dem Versand der Kampagne ist im Menüpunkt "Kampagnen/Statistik“ der Fortschritt ersichtlich. Ausgewertet werden die Öffnung der E-Mail, das Klicken auf Links in den Newsletter, Austragungen sowie nicht zugestellte E-Mails (Bounces = gelöschte Adressen). 

Klickt man auf eine dieser Zahlen, werden die Details zu dieser Kennzahl ersichtlich. Beispielsweise, wer auf einen Link geklickt hat.

Nutzen Sie die Berichte um permanent den Versand zu optimieren!

Foto 10

Schritt 5: Texte für Formulare und automatische E-Mails (Anmeldung, Abmeldung)

Die nachfolgenden Funktionen sind auf Benutzer mit Admin-Rechten beschränkt. Über den Menüpunkt "List Page Types" werden Texte für  beispielsweise An- oder Abmeldeformulare auf der Webseite oder für die entsprechenden automatisch generierten E-Mails definiert.

Wenden Sie sich bei Bedarf hierzu an webstyle.

Formulartexte für Mailing Plattform

Schritt 6: Erstellung und Abspeichern von Vorlagen

Wenn Sie die Vorlagen nicht bereits als HTML-Datei aus einer Dritt-Applikation (CMS) abholen, ist es hilfreich, sich eine Vorlage abzuspeichern, um sie später erneut verwenden zu können.

Zur Erstellung einer Vorlage (bzw. für den Import, der von einem Webdesigner angelieferten Datei), können Sie im Menü "E-Mail Vorlagen“ das Submenü "Templates“ (siehe Bild) wählen. Der Import ist auf eine zip-Datei beschränkt.

HTML Mailingvorlagen uploaden
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