Handbuch für die Newsletter Applikation

Schritt 1: Login und Einstieg in die Applikation

Öffnen Sie die Seite http://mailing.webstyle.ch/12all/admin und melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an (diese erhalten Sie mit separater E-Mail).

Nachdem Sie sich eingeloggt haben, erscheint folgende Maske:

Foto 1

Die Übersicht im Menü Dashboard ist insbesondere nach dem Versand interessant, da alle Aktivitäten rund um den versandten Newsletter anzeigt werden. Dazu gehören auch die daraus entstandenen Social Media Aktivitäten.

Über den Menüpunkt "Listen" können Sie die Empfängerlisten für den Versand wählen, ändern oder entfernen. Unter "Kampagnen" wird der Newsletter erstellt und versandt, welcher anschliessend im Menüpunkt "Berichte" ausgewertet wird. 

Schritt 2: Erstellung der Empfängerliste

Im Menüpunkt "Listen" sehen Sie alle vorhandene Empfängerlisten. Die Zahl in der Klammer neben jeder Liste, zeigt die Anzahl der Empfänger an. Um eine neue Verteilerliste zu erstellen, klicken Sie auf "Add New List“.  

Foto 2

Anschliessend definieren Sie über den Befehl "Fields“ die gewünschten Felder für die Personalisierung. Es ist sinnvoll, sich hierbei auf Felder zu beschränken, welche in der Quelldatenbank auch vorhanden sind. E-Mail, Vor- und Nachname sind standardmässig vorgegeben. Im nachfolgenden Beispiel wurde über den Befehl "Add a New Custom Field“ die "Sprache“ hinzugefügt.  Nach Abschluss wählen Sie rechts "Änderungen speichern“ und gehen zurück auf den Menüpunkt „Listen“.

Foto 1

Werden die E-Mail-Adressen aus einer bestehenden Datenbank exportiert, sollte dies im Dateiformat "csv“ geschehen. Um eine csv-Datei zum ersten Mal zu importieren, wählen Sie "Import“, "Datei auswählen" und wählen Sie anschliessend die Zuordnung zur Liste.  

Für alle weiteren Importe in eine bestehende Liste wählen Sie "Import", "Advanced Importing Options“ und unter "Update existig subscribers while importing“ ankreuzen (siehe Bild). Anschliessend wählen Sie das Feld "Nächstes" an.

Foto 3

Die korrekte Zuordnung der Felder ist ein wichtiger Schritt. Im untenstehenden Beispiel (siehe Bild) erfolgt die Zuweisung des Datensatzes "Ilaria“ in der Quelldatenbank unter der Spalte "Vornamen“, in das Feld "Vorname“.  Den Vorgang können Sie anschliessend mit "Import Now“ abschliessen. Die Datensätze werden importiert und der Import wird bestätigt. Zudem erhalten Sie einen Bericht, in welchem beispielsweise, die nicht importierten Datensätze aufgelistet werden (weil sie doppelt vorhanden sind oder keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist).

Foto 4

Hinweis: Wenn Sie eine Verteilerliste löschen, gehen auch die Statistiken verloren.   

Nachdem die Empfängerliste vorbereitet ist, wird für das Reporting und die nicht zustellbaren Adressen eine Konfiguration vorgenommen. Der Fachausdruck für nicht zustellbare Adressen ist "Bouncers“.

Schritt 3: Bounce-Einstellung vornehmen

Wählen Sie oben rechts unter Account den Menüpunkt "Bounce-Einstellung“.  Anschliessend wählen Sie eine Liste aus, bei welcher die Bounce-Einstellung bereits definiert wurde. Wählen Sie bei dieser Einstellung "Bearbeiten“ (siehe Bild) an.


Hinweis: Wenn in Ihrem Konto noch keine Basis-Konfiguration vorgenommen wurde und Sie unsicher sind, wenden Sie sich an den Kundendienst von webstyle.

Foto 6

In der Maske werden alle vorhandenen Listen aufgeführt. Suchen Sie die importierte Liste und wählen Sie diese an - Dadurch wird die Bounce-Einstellung für diese Liste aktiv.

Foto 7

Schritt 4: Erstellung einer Kampagne

Um eine Kampagne zu erstellen, wählen Sie im Menüpunkt "Kampagne“, "Neue Kampagne anlegen“ und folgen anschliessend den fünf Schritten. Oben rechts können Sie sehen, in welchem Schritt Sie sich befindet. Die Kampagne kann zu jedem Zeitpunkt gespeichert werden, so dass die weitere Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen kann. 

Nachdem sich eine neue Maske öffnet, können Sie im ersten Schritt die Art der Kampagne wählen. In aller Regel wählen Sie eine "Regular Campaign “. Wählen Sie nur eine andere Form, wenn Sie wissen, worum es sich handelt.

Im zweiten Schritt können Sie die Empfängergruppe (Verteilerliste) auswählen.

Im dritten Schritt wählen Sie das Design. Wenn Sie die vorgegebene HTML-Vorlage aus einer Dritt-Applikation (z.B. CMS) abholen, bestätigen Sie das erste Design (Blank Message) durch Doppel-Klick. Wenn Sie bereits eine HTML-Vorlage in dieser Applikation erfasst haben, wählen Sie diese aus.

Den Inhalt können Sie nun im Schritt vier erstellen. 

Foto 8

a) Absendername: Der Absendername erscheint in der Mailbox der Empfänger und sollte möglichst vertrauenswürdig sein. 

b) Absender E-Mail-Adresse: Hier empfiehlt sich eine allgemeine Adresse, welche jedoch auch gelesen und bearbeitet wird. 

c) Betreffzeile ("Subject“) einer E-Mail entscheidet sehr oft, ob der Empfänger die E-Mail öffnet und liest. Wählen Sie, sofern möglich, einen Betreff mit hoher Aussagekraft.

d) Eingabebereich des Textes mit den wichtigsten Formatierungsfunktionen (Funktionen wie bei Content Management Programmen). Sie können auch Links und Dateianhänge einfügen.

e) Einfügen einer Datei/Attachement

Zwei zentrale Funktionen für HTML-Newsletter: 

f) Visual Editor / Core-Editor: Bei Umschaltung auf "Core-Editor“ können Sie die Newsletter in HTML schreiben oder ein bereits geschriebener HTML-Code (aus Layout-Vorgaben) kann hier hineinkopiert werden. Der Wechsel zwischen beiden Editoren ist jederzeit möglich. 

g) Fetch from URL: Falls der Newsletter in einer Dritt-Applikation erstellt wurde, kann er von dort "eingebunden“ werden (gewisse Content Management Systeme bieten eine Maske für die Erstellung der Newsletter in HTML). Es genügt, die URL einzugeben.

Zwei zentrale Funktionen für die Personalisierung:

h) Personalisierte Felder (z.B. Anrede, Namen) einfügen: Wählen Sie "Nachricht personalisieren“, anschliessend öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Dort werden die in den Listen erfassten Felder angezeigt. Sie können das gewünschte Feld anwählen, das Pop-Up schliesst sich und das Feld wird im Text eingefügt. Personalisierte Felder erkennen Sie immer an den "%“ vor und nach der Feldbezeichnung. Diese Zeichen sollten Sie nicht entfernen!  

Abbestellungslink  : Im gleichen Menü ("Nachricht personalisieren“) befindet sich der Reiter "Message Options “ und dort das Feld "Abbestellungslink“. Wenn Sie dieses Feld wählen, wird ein Pop-Up geöffnet, in welchem Sie den Text zum Abmeldelink eingegeben. Anschliessend fügen Sie den Text und den Link im Textfeld an der gewählten Stelle ein.

i) Abhängigen Inhalt einfügen:  Diese erweiterte Funktion ermöglicht es, durch die Erfüllung von besonderen Kriterien, zusätzliche Inhalte auf die einzelnen Benutzer oder auf Benutzergruppen abgestimmt einzugeben. Sie können beispielsweise alle Abonnenten im PLZ-Bereich 8*** anschreiben.

Im fünften Schritt wird nun der Versand vorbereitet. Die Erklärung der einzelnen Funktionen erfolgt in der aufgelisteten Reihenfolge (siehe Bild). Rechts können Sie jeweils die möglichen Befehle sehen.

Foto 9
  • "Sending to list…“: Kontrolle, ob die Empfängerliste korrekt ist; im Bedarfsfall korrigieren. 
  • "Message subject will be…": Kontrolle, ob der Betreff stimmt. 
  • "Reads open will be tracked“: Bedeutet, dass die Statistik ausweist, wie viele die E-Mail geöffnet haben. Diese Funktion kann auch deaktiviert werden. 
  • "Public archive“: Sie können einrichten, dass der Newsletter über eine öffentliche URL aufgerufen werden kann (sofern Sie diese URL kennen). Gehen Sie auf "private“, falls der Inhalt nur die Zielgruppe interessieren darf. 
  • "your email looks…“: Diese Funktion zeigt, ob die E-Mail in den allgemein üblichen E-Mail Programmen (Outlook usw.) gut dargestellt wird. Falls das Programm meldet, die Darstellung sei schlecht (bei HMTL-Mails), sollten Sie mit dem Grafiker Kontakt aufnehmen. 
  • "your campaign scored…“: Hier sehen Sie den Spamfilter-Wert - Je tiefer dieser ist, desto besser. Übersteigt der Wert 4 (von 8), sollten Sie mit webstyle Kontakt aufnehmen, damit Optimierungen vorgenommen werden können. 
  • "This campaign will be sent immediatly“: Mit „schedule“ können Sie den Versand für einen späteren Zeitpunkt festlegen. 
  • "send a test mail“: Senden Sie eine Nachricht an eine gewünschte E-Mail-Adresse zur Schlusskontrolle. Hinweis: personalisierte Felder werden nicht mitgesendet (aus technischen Gründen; die Abfrage der Datenbank erfolgt erst beim effektiven Versand) - an dieser Stelle bleibt der Text leer.

Nun können Sie den Newsletter senden, indem Sie oben "jetzt senden“ wählen. Dies können Sie auch wählen, wenn der Versand über die Funktion "schedule“ zum späteren Zeitpunkt erfolgen wird. 

Schritt 5: Bericht der Kampagne

Nach dem Versand der Kampagne ist im Menüpunkt "Berichte“ der Fortschritt ersichtlich. Ausgewertet werden die Öffnung der E-Mail, das Klicken auf Links in den Newsletter, Austragungen sowie nicht zugestellte E-Mails (gelöschte Adressen).  

Nutzen Sie die Berichte um permanent den Versand zu optimieren!

Foto 10

Sie können unten rechts auf die Links in der Übersicht klicken, um Detailinformationen zu erhalten (Beispielsweise welche E-Mail-Adressen sind zurück gekommen).   

Mit dem Befehl oben rechts "Share Reports“ lässt sich diese Auswertung an Vorgesetzte und Dritte weitergeben, ohne dass diese ein Login in die Applikation benötigen.

Schritt 6: Abonnenten und Integration

Im Menüpunkt "Abonnenten" können Sie jeden Datensatz manuell bearbeiten. Sie können beispielsweise den Namen anpassen oder die Zuordnungen der Empfängerlisten ändern.

Mit der Funktion "Integration" ist die Einbindung des Anmeldeformulares in die Webseite möglich. Zudem können Sie hier die Abläufe für das "Opt-In“ Verfahren (rechtlich konforme Anmeldung für die Newsletter) definieren. Wenden Sie sich bei Bedarf hierzu an webstyle.

Schritt 7: Erstellung und Abspeichern von Vorlagen

Wenn Sie die Vorlagen nicht bereits als HTML-Datei aus einer Dritt-Applikation (CMS) abholen, ist es hilfreich, sich eine Vorlage abzuspeichern, um sie später erneut verwenden zu können.

Zur Erstellung einer Vorlage (bzw. für den Import, der von einem Webdesigner angelieferten Datei), können Sie im Menü "Kampagne“ im rechten Bereich den Befehl "E-Mail Templates“ (siehe Bild) wählen. 

Nun können Sie wählen, ob die HTML-Vorlage:   

… in der Applikation direkt erstellt wird – Befehl „Hinzufügen“ 

… als Datei importiert wird – Befehl Import   

In beiden Fällen lässt sich definieren, welche Verteilerlisten diese Vorlage verwenden können. Die erstellten Vorlagen werden in der Übersicht der verfügbaren Templates angezeigt. 

Foto 11

Schritt 8: Verknüpfung mit Social Media Plattformen

In jedem Newsletter können die Icons zu den bekannteren Social Media Plattformen eingebunden werden. Dazu wählen Sie als erstes im Menüpunkt "Listen", bei der gewünschten Verteilerliste die Option "Fields".  

Anschliessend können Sie die einzelnen Plattformen über definierte Feldbezeichnungen hinzuzufügen ("Add new Field“). Der Feldname ist frei wählbar. Der Personalisierungs-Tag ist wie folgt zu setzen: [ %SOCIALSHARE-STUMBLEUPON% | %SOCIALSHARE-GPLUS% | %SOCIALSHARE-DELICIOUS% | %SOCIALSHARE-REDDIT% | %SOCIALSHARE-DIGG% | %SOCIALSHARE-TWITTER% | %SOCIALSHARE-FACEBOOK%  |  %SOCIAL-FACEBOOK-LIKE%]. Über Optionen geben Sie danach den Link zur Social Media Plattform an.

Foto 12

Im letzten Schritt können Sie nun den Newsletter über die Personalisierungsfunktion, das Icon oder den Link zur gewünschten Social Media Plattform einfügen (siehe Bild).

Foto 13

Sie können zudem auf diesen Social Media Kanälen über jeden versendeten Newsletter eine Meldung absetzen. Diese beinhaltet den Link zum Newsletter – sofern Sie den Inhalt des Newsletter "public“ zeigen möchten. Dazu wählen Sie nach dem Versand den Menüpunkt "Berichte“ und rechts den Befehl "Social Share“.

Foto 14

Spezielle Funktionen: Einbetten von Videos

Falls die HTML-Vorlage das Einbetten von Videos ermöglicht, beachten Sie folgende Hinweise:

  • Das Einbetten von Youtube-Videos ist nicht möglich. Es muss ein Link auf eine MP4 oder ogv-Datei eingefügt werden. Speichern Sie somit die einzubettenden Filme auf einem Webserver.
  • Nicht alle E-Mail Programme unterstützen die Wiedergabe von Filmen. Bieten Sie somit über die Message-Option die Webansicht an.

Umsetzung: Klicken Sie in der Vorlage auf die rechte Maustaste und wählen Sie "Multimediaeinbettung bearbeiten" (linkes Bild). Anschliessend gehen Sie wie folgt vor:

Im Reiter "Allgemein" im Feld URL die URL des Filmes angeben.

  • Im Reiter "Erweitert" können weitere Formate in den Feldern "...altsource1" und "...altsource2" angegeben werden. Im Feld "Poster" wird das Bild definiert, welches im Newsletter angezeigt wird.
  • Im Reiter "Erweitert" empfehlen wir im Feld "...preload" auf "None" zu gehen.
  • Im Reiter "Erweitert" werden durch Ankreuzen die Aktionen des Filmes beim Empfänger festgelegt (automatisch abspielen, stumm usw.)
Filme in Newsletter einbinden
Filme in NL konfigurieren
Filme in NL konfigurieren 2
 

Kompatibilität: Bearbeitungen sind mit SAFARI NICHT möglich. Bitte verwenden Sie einen anderen Browser (Firefox, Chrome, Edge).

Google+ aktivieren